Legislação, NF-e e NFC-e

Como emitir NF-e passo a passo, do cadastro ao DANFE

O primeiro cliente empresa pediu nota, e você descobriu que emitir NF-e envolve certificado, inscrição estadual, NCM, CFOP e uma tal de Sefaz. Dá para organizar tudo em uma sequência que você faz uma vez e depois só repete.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

A NF-e (nota fiscal eletrônica, modelo 55) é o documento das vendas de mercadoria entre empresas, das vendas para outros estados, das remessas, devoluções e transferências. Ela existe só em formato digital: um arquivo XML assinado pela empresa e autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. O papel que acompanha a carga, o DANFE, é apenas a representação impressa desse arquivo.

As regras gerais estão no Ajuste SINIEF 07/2005, e a parte técnica (campos, validações, leiaute) fica no Portal Nacional da NF-e. Cada estado complementa com o próprio regulamento. Por isso, o roteiro abaixo é o caminho comum a todos, e os detalhes do seu caso são confirmados com o contador.

Antes da primeira nota: o que precisa estar pronto

A maior parte dos problemas da primeira emissão nasce aqui, e não no emissor. Confira estes cinco pontos antes de abrir qualquer sistema.

Sobre o certificado, o artigo certificado digital A1 ou A3: qual escolher explica as diferenças. Em emissor online, o A1 costuma ser o mais prático, porque fica instalado no sistema e não depende de um token plugado no computador. Se você ainda não tem o seu, veja a página de certificado digital.

Passo a passo da emissão da NF-e

Com os requisitos prontos, a emissão segue sempre a mesma ordem. Os passos 1 a 4 você faz uma vez; os passos 5 a 9 se repetem em cada venda.

1. Configure a empresa no emissor. Informe CNPJ, inscrição estadual, endereço completo, regime tributário (o CRT: 1 para Simples Nacional, 3 para regime normal, entre outros) e instale o certificado. Defina a série e o número inicial das notas. Se você já emitia em outro sistema, continue a numeração de onde parou.
2. Cadastre os produtos. Cada item precisa de descrição, unidade, preço, NCM (a classificação fiscal da mercadoria), origem, CFOP padrão e a situação tributária do ICMS (CST para o regime normal, CSOSN para o Simples), além de PIS e Cofins. Um NCM errado gera rejeição ou, pior, imposto errado. O artigo o que é NCM e como classificar mostra como conferir.
3. Cadastre os clientes. Razão social, CNPJ ou CPF, endereço com código do município e a indicação de contribuinte: se o cliente tem inscrição estadual, se é isento ou se não é contribuinte. Esse campo muda a tributação em vendas para outros estados.
4. Teste em homologação. Todo emissor sério tem um ambiente de testes da Sefaz, onde a nota é validada mas não tem valor fiscal. Emita duas ou três notas de teste com produtos e clientes reais do seu cadastro. É ali que aparecem os erros de configuração.
5. Monte a nota. Escolha a natureza da operação (venda, devolução, remessa), o cliente e os produtos. Confira o CFOP de cada item: dentro do estado começa com 5, para outro estado começa com 6. O guia o que é CFOP ajuda a escolher.
6. Informe transporte e pagamento. Modalidade do frete (por conta do emitente, do destinatário, sem frete), transportadora e volumes, quando houver. No grupo de pagamento, informe a forma (dinheiro, Pix, boleto, cartão) e, se for a prazo, as parcelas.
7. Revise os totais e transmita. O emissor calcula impostos e totais a partir do cadastro. Revise valor, quantidade e destinatário antes de transmitir, porque depois de autorizada a nota só pode ser cancelada ou corrigida dentro de limites.
8. Aguarde a autorização. A Sefaz devolve um protocolo de autorização ou uma rejeição com código e motivo. Rejeitada, a nota não existe: corrija e transmita de novo com o mesmo número.
9. Entregue DANFE e XML. Imprima o DANFE para acompanhar a mercadoria e envie o XML ao cliente, normalmente por e-mail. Guarde o XML: ele é o documento fiscal, não o PDF.

O que muda na NF-e com IBS e CBS em 2026 e 2027

A reforma tributária acrescentou à NF-e o grupo de IBS e CBS, com código de situação tributária, código de classificação tributária (cClassTrib), alíquotas e valores. Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, o preenchimento é obrigatório na NF-e para fatos geradores a partir de 03/08/2026 para empresas do regime regular, e a partir de 01/01/2027 para optantes do Simples Nacional.

Em 2026 as notas não estão sendo rejeitadas por falta desses campos: a validação automática foi adiada, mas a obrigação de preencher continua. Na prática, isso significa que o cadastro de produtos precisa ganhar o cClassTrib e que o seu emissor precisa estar atualizado com as notas técnicas oficiais. O detalhe técnico está em o que muda na NF-e com a reforma tributária.

Os erros mais comuns da primeira emissão

Certificado ou inscrição estadual

Certificado vencido, de outro CNPJ ou com senha errada impede a assinatura. Inscrição estadual digitada errada ou ainda não ativa na Sefaz gera rejeição. São erros de configuração: resolvidos uma vez, não voltam.

Cadastro fiscal do produto

NCM inexistente, CFOP incompatível com a operação e CST que não combina com o regime são campeões de rejeição. A lista completa, com a forma de corrigir cada uma, está em as rejeições mais comuns da NF-e.

Dados do destinatário

Cliente com inscrição estadual baixada, endereço sem código de município ou a indicação de contribuinte errada travam a nota ou mudam o imposto. Vale consultar o cadastro do cliente no Sintegra ou no portal da Sefaz antes da primeira venda.

Data e hora

Computador com relógio errado ou fuso horário mal configurado provoca rejeição por data de emissão. Emissor online reduz esse problema, porque a hora vem do servidor.

Depois da autorização: corrigir, cancelar ou devolver

Errou algo depois de autorizada? Há três caminhos, e cada um tem limite:

• Cancelamento: em regra até 24 horas depois da autorização e desde que a mercadoria não tenha circulado, conforme a cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/2005 (há estados com regra própria). Veja prazo para cancelar NF-e e NFC-e.
• Carta de correção eletrônica: corrige campos que não mexem em valor, imposto, quantidade, remetente, destinatário ou datas. Os limites estão em o que a carta de correção pode corrigir.
• Nota de devolução ou complementar: quando a mercadoria volta ou faltou valor, emite-se outra nota referenciando a original.

Checklist rápido para cada nota

Antes de clicar em transmitir, confira quatro coisas: cliente certo (CNPJ e inscrição estadual), CFOP coerente com o destino (5 ou 6), quantidades e valores, e forma de pagamento. Com o cadastro bem feito, esses quatro itens são tudo o que muda de uma nota para outra. E quando o volume crescer, integrar a emissão ao sistema de vendas evita a redigitação, que é onde a maioria dos erros nasce.

Por fim, combine com o seu contador como ele vai receber os XMLs todo mês. A nota autorizada é só a metade do processo: a outra metade é a escrituração, que depende de o arquivo chegar inteiro e no prazo.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.