Certificado digital e obrigações

Manifestação do destinatário: o que é e o novo prazo de 90 dias

Uma nota emitida contra o seu CNPJ aparece na Sefaz, mas você nunca comprou daquele fornecedor. Ou a mercadoria chegou, e o XML não. A manifestação do destinatário é a ferramenta que resolve os dois casos, e o prazo para usá-la ficou mais curto em 2026.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Quando um fornecedor emite uma NF-e com o seu CNPJ como destinatário, a nota fica registrada na Sefaz e no Ambiente Nacional, mesmo que você nunca receba o XML por e-mail. A manifestação do destinatário permite que você diga ao fisco o que aconteceu com aquela operação: se tomou conhecimento, se recebeu, se a compra não se concretizou ou se nunca pediu aquilo.

As regras estão no Ajuste SINIEF 07/2005, o mesmo que rege a NF-e. A cláusula décima quinta-A define os eventos, a décima quinta-B diz que é o destinatário quem os registra e a décima quinta-C trata dos prazos, que mudaram em 2026.

Os quatro eventos e quando usar cada um

A ciência é um evento intermediário. Se você registrar a ciência, fica obrigado a registrar depois um dos três eventos conclusivos (§ 5º da cláusula décima quinta-C).

O que mudou em 2026: prazo de 90 dias e confirmação automática

O Ajuste SINIEF 14/2026 deu nova redação à cláusula décima quinta-C, com efeitos a partir de 01/06/2026. Antes, a empresa tinha até 180 dias para registrar a confirmação, o desconhecimento ou a operação não realizada. Agora são 90 dias contados da autorização da NF-e.

A mesma alteração mudou o § 6º: se, depois de 90 dias, nenhum desses eventos tiver sido registrado, considera-se ocorrida a operação descrita na nota, com os mesmos efeitos de uma confirmação. Antes, esse efeito só vinha após 180 dias.

Outras regras do prazo que continuam valendo:

• Cada evento conclusivo pode ser registrado até duas vezes, e vale o mais recente (desde 01/08/2024).
• As retificações devem ser feitas em até 30 dias contados da primeira manifestação.
• O prazo geral não se aplica aos setores do Anexo II, que têm prazos próprios, mais curtos.

Quem é obrigado e quem só tem a ganhar

A obrigação formal, com prazos específicos, está no Anexo II do ajuste. Ela alcança, entre outros, os distribuidores de combustíveis, os postos revendedores e, quando o destinatário é distribuidor ou atacadista, as operações com cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral. Para esses casos, os prazos variam conforme a operação seja interna ou interestadual. Se a sua empresa está em um desses setores, confirme com o contador os prazos aplicáveis.

Para as demais empresas, a manifestação é facultativa. Mas ela é útil para qualquer negócio que compra com CNPJ, por três motivos.

1. Proteger o CNPJ contra notas que você não pediu

Há casos de notas emitidas contra empresas que não compraram nada, às vezes por erro de cadastro do fornecedor, às vezes por fraude, usando o CNPJ alheio para acobertar mercadoria. Se você não contestar, a operação passa a ser considerada confirmada em 90 dias. Registrar o desconhecimento deixa claro, para o fisco, que aquela compra não é sua.

2. Conseguir o XML das compras sem depender do fornecedor

O fornecedor é obrigado a enviar o XML, mas nem sempre envia. Os serviços de distribuição de documentos da Sefaz informam ao destinatário as notas emitidas contra o seu CNPJ. Em regra, o XML completo é liberado para download depois que o destinatário registra uma manifestação, e a ciência da emissão já basta para isso. É o caminho para dar entrada na mercadoria pelo XML sem redigitar a nota e para manter o arquivo fiscal completo, como explicamos em por quanto tempo guardar o XML.

3. Preparar o crédito de imposto

Crédito de imposto depende de documento fiscal idôneo. Com a reforma tributária, o crédito de IBS e CBS também fica condicionado ao documento fiscal eletrônico, como prevê a Lei Complementar 214/2025. Conferir as notas recebidas e registrar a posição sobre cada uma ajuda a manter as entradas em ordem. O tema está em crédito amplo no IBS e na CBS.

Como fazer a manifestação na prática

A manifestação é um evento eletrônico assinado com o certificado digital da empresa destinatária. Ela pode ser feita por sistemas de gestão ou emissores que tenham essa função, e algumas Sefaz oferecem ferramentas próprias. A rotina recomendada:

1. Liste as notas emitidas contra o seu CNPJ pelo menos uma vez por semana.
2. Registre a ciência das notas que você reconhece e cuja mercadoria ainda não chegou, para liberar o XML.
3. Confira a mercadoria na chegada contra a nota: quantidade, produto, preço e impostos.
4. Confirme a operação quando estiver tudo certo.
5. Registre operação não realizada se a mercadoria foi recusada ou o pedido foi desfeito, e combine com o fornecedor a regularização do lado dele.
6. Registre desconhecimento para qualquer nota que você não pediu, e avise o contador.

Lembre que o certificado precisa estar válido para assinar os eventos. Se ele vencer, a manifestação para junto com a emissão, como mostramos em certificado digital vencido: o que para de funcionar.

Exemplo: a nota que ninguém pediu

Um exemplo fictício para mostrar como os prazos funcionam. Uma loja de materiais de construção encontra, na lista semanal, uma NF-e autorizada em 05/10/2026 contra o seu CNPJ: um lote de cimento de um fornecedor com quem nunca negociou.

• O que fazer: registrar o evento de desconhecimento da operação, avisar o contador e guardar o comprovante do evento.
• Até quando: 90 dias contados de 05/10/2026, ou seja, início de janeiro de 2027. Confira a data exata no sistema, que conta a partir da autorização.
• Se nada for feito: passado o prazo, a operação é considerada ocorrida, como se a loja tivesse confirmado a compra.

Agora o caso oposto: a loja comprou, recebeu a ciência da nota e a carga chegou com metade das unidades quebradas, recusadas na porta. O evento adequado é operação não realizada, ou a devolução parcial combinada com o fornecedor, conforme a orientação do contador. Desconhecimento seria errado, porque a negociação existiu.

Erros que custam caro

• Confirmar no automático: confirmar antes de conferir a mercadoria tira de você o argumento se algo vier errado.
• Ignorar notas desconhecidas: com o prazo de 90 dias, a omissão vira confirmação mais rápido.
• Usar desconhecimento para devolução: se a compra existiu, o evento certo é operação não realizada, ou a nota de devolução.
• Deixar a tarefa sem dono: defina quem acompanha as notas e com que frequência.

A manifestação do destinatário é uma conversa curta com o fisco sobre cada compra. Feita com rotina, ela protege o CNPJ, garante os XMLs e mantém as entradas em dia. Feita de vez em quando, com o prazo de 90 dias, ela deixa de proteger.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.