Certificado digital e obrigações
XML da nota fiscal: o que é e por quanto tempo deve ser guardado
As notas estão espalhadas entre o e-mail, uma pasta no computador e o sistema antigo. Um dia o contador, ou a fiscalização, pede os XMLs de três anos atrás, e ninguém sabe onde estão.
Resposta rápida: O XML é a própria nota fiscal eletrônica: o arquivo assinado e autorizado pela Sefaz. O DANFE é só a representação impressa. Emitente e destinatário devem guardar o XML pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de no mínimo 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão (CTN, art. 173). Se houver fiscalização, processo ou parcelamento envolvendo a operação, guarde até o assunto ser encerrado.
Quando uma nota fiscal eletrônica é autorizada, a Sefaz devolve um protocolo que, junto com o arquivo assinado, forma o documento fiscal. Esse arquivo está em XML, um formato de texto estruturado que guarda cada informação em um campo: emitente, destinatário, produtos, NCM, CFOP, impostos, chave de acesso, assinatura digital e protocolo de autorização.
O DANFE, aquele papel ou PDF com código de barras, é apenas o documento auxiliar. Ele serve para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta, mas não é a nota. Se você quer entender melhor o papel do DANFE, veja DANFE: o que é e quando imprimir. Aqui o assunto é o arquivo que realmente vale.
Quem é obrigado a guardar o XML
O Ajuste SINIEF 07/2005, que rege a NF-e, trata do assunto em duas cláusulas:
- O emitente deve manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo da legislação tributária, mesmo que fora da empresa, e apresentá-la ao fisco quando solicitado (cláusula décima).
- O destinatário tem a mesma obrigação e ainda deve verificar a validade e a autenticidade da nota e a existência da autorização de uso. Se ele não for credenciado a emitir NF-e, pode guardar o DANFE no lugar do XML (cláusula décima, §§ 1º e 2º).
- O emitente deve enviar ou disponibilizar para download o XML e o protocolo ao destinatário logo após a autorização (cláusula sétima, § 7º).
Ou seja: se você compra de fornecedores com CNPJ e também emite nota, os XMLs de entrada são tão importantes quanto os de saída. São eles que sustentam os créditos de imposto e o custo da mercadoria. Com a reforma tributária, isso fica ainda mais sério: o crédito de IBS e CBS depende de documento fiscal eletrônico idôneo, como prevê a Lei Complementar 214/2025 (art. 47).
Por quanto tempo guardar
O ajuste não fixa um número de anos: remete ao "prazo estabelecido na legislação tributária". Esse prazo vem do Código Tributário Nacional:
- Art. 173, I: o fisco tem 5 anos para constituir o crédito tributário, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito.
- Art. 195, parágrafo único: livros e comprovantes de escrituração devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem.
Para as empresas do Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 (art. 26, II) segue a mesma linha: os documentos devem ser mantidos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes.
Regra prática: guarde cada XML por pelo menos 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão. Exemplo: uma nota de março de 2026 fica guardada, no mínimo, até o fim de 2031. Se a operação entrar em fiscalização, processo ou parcelamento, o prazo se estende até o assunto ser encerrado.
O prazo vale para o documento e para o que depende dele. Por isso muitos contadores preferem não apagar nada: armazenar XML custa pouco, e perder um arquivo pode custar caro. Legislações estaduais e municipais podem ter regras complementares, então confirme com o seu contador.
O que guardar, documento por documento
| Documento | O que guardar | Atenção |
|---|---|---|
| NF-e emitida | XML com protocolo de autorização | Inclua os eventos: cancelamento, carta de correção |
| NF-e recebida (compra) | XML enviado pelo fornecedor | Confira se a nota está autorizada antes de lançar |
| NFC-e | XML de cada cupom e dos cancelamentos | O volume é alto; não dependa de cópia manual |
| NFS-e | XML ou arquivo fornecido pelo emissor | O formato depende do emissor do município ou do padrão nacional |
| CT-e e MDF-e | XML com protocolo e eventos de encerramento | Vale para quem emite e para quem contrata o frete |
| Inutilização de numeração | XML do pedido homologado | Explica os "buracos" na sequência das notas |
| EFD (SPED Fiscal) | Arquivo transmitido e recibo | Não dispensa a guarda dos XMLs que deram origem a ele |
Sobre o último item: o arquivo do SPED é guardado pelo mesmo prazo dos documentos fiscais, mas ele não substitui os XMLs. O assunto está em o que é SPED Fiscal.
Não conte com o portal da Sefaz como arquivo
É comum pensar: "se eu perder, consulto pela chave de acesso". O Ajuste SINIEF 07/2005 garante a consulta completa da NF-e por no mínimo 180 dias. Depois disso, o fisco pode substituí-la por informações parciais, como número, data, CNPJ ou CPF das partes, valor e situação, que ficam disponíveis pelo prazo decadencial (cláusula décima quinta). Ou seja: o portal confirma que a nota existiu, mas não devolve o arquivo completo para sempre. A guarda é sua.
Seus XMLs estão espalhados por e-mails e sistemas antigos?
O FazNota importa os XMLs de outros sistemas, guarda as notas novas no mesmo lugar e envia o XML ao
cliente automaticamente.
Como organizar o arquivo de XMLs
Não precisa de nada sofisticado, mas precisa de método. Um modelo simples:
- Separe entradas e saídas. Uma pasta para notas emitidas e outra para notas recebidas, porque elas têm usos diferentes.
- Organize por ano e mês de emissão. É assim que contador e fiscalização pedem os arquivos.
- Mantenha o nome pela chave de acesso. Os 44 dígitos identificam a nota de forma única e evitam duplicidade.
- Guarde os eventos junto com a nota. Cancelamento e carta de correção ficam na mesma pasta do XML original.
- Tenha cópia fora do computador. Um backup em nuvem e outro em local diferente. Disco queimado não é desculpa aceita pela fiscalização.
- Faça uma conferência mensal. Compare a quantidade de XMLs com a numeração emitida e com as compras do mês.
E as notas de compra que o fornecedor não enviou?
O fornecedor é obrigado a enviar ou disponibilizar o XML, mas nem sempre faz isso. Para não depender dele, a empresa destinatária pode acompanhar as notas emitidas contra o seu CNPJ e baixar os arquivos pelos serviços da Sefaz, o que envolve a manifestação do destinatário. Com os XMLs de compra em mãos, dá para dar entrada na mercadoria pelo XML sem digitar nada.
Trocou de emissor? Leve o histórico
Ao mudar de sistema, exporte todos os XMLs antes de cancelar o antigo. Muitas empresas descobrem tarde que o fornecedor do software apaga os dados depois de um tempo. O processo está em como trocar de emissor sem perder histórico.
Três situações em que o XML guardado faz diferença
- Intimação da fiscalização. O fisco pede as notas de entrada e saída de um período antigo. Com os arquivos organizados por mês, a resposta sai no mesmo dia; sem eles, a empresa depende de fornecedores e de sistemas que talvez nem existam mais.
- Crédito de imposto questionado. Quem aproveita crédito de ICMS, ou no futuro de IBS e CBS, precisa provar a compra com o documento fiscal. O XML da entrada é essa prova.
- Troca de contador. O escritório novo precisa do histórico para refazer conferências e apurações. Entregar uma pasta organizada evita meses de retrabalho e cobranças extras.
Resumo
O XML é a nota; o DANFE é o papel que a acompanha. Emitente e destinatário guardam o arquivo pelo prazo da legislação tributária, que é de pelo menos 5 anos contados do primeiro dia do ano seguinte, e mais se houver discussão sobre a operação. Organize entradas e saídas por mês, guarde os eventos junto com as notas e mantenha backup fora da empresa. Na dúvida sobre um caso específico, o contador decide.
Perguntas frequentes
Guardar o DANFE em PDF substitui o XML?
Para quem emite NF-e, não. O Ajuste SINIEF 07/2005 manda o emitente e o destinatário guardarem a NF-e em arquivo digital, ou seja, o XML. A única exceção prevista é para o destinatário que não é credenciado a emitir NF-e, que pode guardar o DANFE da operação. O PDF não tem a assinatura digital nem todos os campos que o fisco e o contador usam.
Uma nota emitida em março de 2026 deve ser guardada até quando?
Exemplo pela regra geral do art. 173 do CTN: o prazo de 5 anos começa em 1º de janeiro de 2027, primeiro dia do exercício seguinte, e termina no fim de 2031. Esse é o mínimo. Se a operação estiver em fiscalização, processo administrativo, ação judicial ou parcelamento, o prazo se estende até o encerramento. Muitos contadores preferem guardar por mais tempo.
Posso consultar o XML no portal da Sefaz quando precisar?
Não conte com isso para a guarda. Pelo Ajuste SINIEF 07/2005, a consulta completa da NF-e precisa ficar disponível por no mínimo 180 dias. Depois disso, o fisco pode oferecer apenas informações parciais, como número, data, valor e situação. A obrigação de guardar o arquivo é do emitente e do destinatário, não do portal.
Preciso guardar o XML de nota cancelada?
Sim. Guarde o XML da nota e o XML do evento de cancelamento, que comprova que a operação foi desfeita dentro das regras. O mesmo vale para cartas de correção e para os pedidos de inutilização de numeração. Sem esses eventos, uma nota cancelada pode parecer válida para quem olha só o arquivo original.
Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.
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