Legislação, NF-e e NFC-e

Quais empresas são obrigadas a emitir nota fiscal?

"Sou pequeno, preciso mesmo emitir nota?" A pergunta aparece em toda empresa que está começando. A resposta curta é que quase toda venda de empresa precisa de documento fiscal; o que muda é qual documento e as poucas exceções.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

A nota fiscal é o registro oficial de uma venda ou de um serviço. Ela serve ao fisco, que confere o imposto, ao cliente, que comprova a compra, e à própria empresa, que organiza o faturamento. Por isso a regra geral é ampla: quem faz atividade empresarial documenta suas operações.

A Lei 8.846/1994 determina que a nota, o recibo ou o documento equivalente seja emitido no momento da venda de mercadoria ou da prestação de serviço. E a Lei 8.137/1990 trata como crime contra a ordem tributária negar ou deixar de fornecer nota quando ela é obrigatória. O detalhe de quem emite qual documento, porém, vem da legislação de cada imposto, do estado e do município.

Os três documentos principais

Antes de falar de obrigação, vale separar os documentos. Cada um está ligado a um tipo de operação e a um fisco diferente:

• NF-e (modelo 55): venda e movimentação de mercadorias, principalmente entre empresas. É documento do ICMS, controlado pela Sefaz do estado.
• NFC-e (modelo 65): venda de mercadoria ao consumidor final, no varejo. Também é da Sefaz.
• NFS-e: prestação de serviço. Historicamente controlada pela prefeitura, hoje caminha para o padrão nacional.

A comparação completa está em diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e.

Quem é obrigado, caso a caso

Comércio e indústria

Quem vende mercadoria e tem inscrição estadual é contribuinte do ICMS e emite NF-e, documento que substituiu a antiga nota em papel. As regras nacionais estão no Ajuste SINIEF 07/2005. No varejo, a venda ao consumidor final usa a NFC-e. Veja emissão de NF-e e emissão de NFC-e.

Prestadores de serviço

Serviço é tributado pelo ISS, de competência municipal, e documentado pela NFS-e. A Lei Complementar 214/2025 (art. 62) obrigou os municípios, desde 01/01/2026, a aceitar a NFS-e de padrão nacional ou a compartilhar suas notas com o Ambiente de Dados Nacional. Para as ME e EPP do Simples Nacional, a Resolução CGSN 191/2026 tornou obrigatória a emissão pelo Emissor Nacional (web ou API) a partir de 01/11/2026. Para quem não é do Simples, depende da opção do município. Saiba mais na página de emissão de NFS-e.

MEI

O MEI tem a regra mais flexível. Pela Resolução CGSN 140/2018 (art. 106), ele é dispensado de emitir nota na venda para pessoa física, salvo se o cliente pedir, e é obrigado quando o cliente tem CNPJ, com a ressalva de casos em que o próprio comprador emite nota de entrada. Na prestação de serviço a empresa, o MEI usa a NFS-e nacional desde 2023. O tema está detalhado em MEI precisa emitir nota fiscal?.

Produtor rural

O produtor rural pessoa física passou a emitir NF-e: desde 03/02/2025 para quem faturou acima de R$ 360 mil, e desde 05/01/2026 para os demais (estados podem ter antecipado). Veja nota fiscal do produtor rural.

Exceções e casos que confundem

Venda eventual de pessoa física

Quem vende o próprio carro ou um móvel usado, sem habitualidade, não está exercendo atividade empresarial. Já quem compra para revender, vende com frequência ou em volume pode ser enquadrado como contribuinte. Nesse caso, o caminho é formalizar.

Envio sem nota

Para mandar bens pelos Correios ou por transportadora quando não há nota, a pessoa física e a empresa que não é contribuinte de ICMS usam a Declaração de Conteúdo eletrônica, obrigatória desde 06/04/2026. Ela pode ser vedada a quem opera com habitualidade ou volume comercial. Veja DC-e: o que é e quando usar.

Empresas que não são contribuintes de ICMS

Com a reforma tributária, surge uma figura nova: quem não é contribuinte de ICMS, mas é sujeito passivo de IBS e CBS. Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026, essas empresas devem emitir NF-e em fornecimentos, movimentações e devoluções a partir de 01/12/2026, mesmo sem inscrição estadual. Converse com o contador se a sua empresa se encaixa.

Venda pela internet e marketplace

Vender on-line não muda a obrigação: a loja virtual, o vendedor de marketplace e o infoprodutor emitem nota como qualquer empresa. O que muda é o documento. Produto físico vendido ao consumidor costuma sair com NF-e, porque a mercadoria viaja; curso on-line, assinatura de software e mentoria costumam pedir NFS-e. Quem vende em plataformas também precisa separar a sua venda da comissão da plataforma, que é outra operação, documentada por ela. Veja nota fiscal no e-commerce.

Transporte

Transportadoras e transportadores autônomos não emitem nota de venda pelo frete: o documento do serviço de transporte de carga é o CT-e, acompanhado do MDF-e quando a viagem exige. Transporte de passageiros usa outros documentos, como o CT-e OS e o BP-e. A escolha depende do tipo de frete e do trajeto; veja a página de emissão de CT-e.

Quem vende mercadoria e faz a entrega com veículo próprio continua emitindo a NF-e da venda. Em algumas situações, como entregas para vários destinatários ou para outro estado, o estado pode exigir também o MDF-e. Esse é um ponto em que a regra estadual pesa bastante, então vale confirmar antes de montar a rotina de entregas.

Quando a nota deve ser emitida

A regra é emitir no momento da operação. Na venda de mercadoria, a NF-e precisa estar autorizada antes de a mercadoria sair do estabelecimento, porque ela acompanha o transporte. No balcão, a NFC-e é emitida ao fechar a venda. No serviço, a NFS-e segue o momento definido pela legislação do município ou do padrão nacional; confira a regra que vale para você com o contador. Emitir "no fim do mês, tudo junto" não atende a obrigação e ainda bagunça o controle do faturamento.

O que você precisa para emitir

1. CNPJ ativo com as atividades (CNAE) corretas.
2. Inscrição estadual para NF-e e NFC-e, e inscrição municipal para NFS-e, conforme o caso. Veja inscrição estadual e municipal.
3. Certificado digital e-CNPJ para NF-e e NFC-e; na NFS-e nacional, o acesso pode ser feito com conta gov.br ou certificado, conforme o caso.
4. Credenciamento na Sefaz como emissor, quando o estado exige.
5. Um emissor de notas e o cadastro de produtos e serviços revisado pelo contador.

E se a empresa não emitir?

Vender sem nota expõe a empresa a multa, cobrança do imposto com acréscimos e, nos casos mais graves, a responsabilização penal. Os cruzamentos de dados ficaram mais fáceis: notas no ambiente nacional, declarações do Simples e movimentação financeira são comparadas pelo fisco. Os riscos e o caminho para regularizar estão em penalidades por não emitir nota fiscal.

Há também um lado prático que pesa tanto quanto a multa. Empresa que não emite nota tem dificuldade para vender a outras empresas, que exigem o documento para registrar a compra; perde acesso a crédito bancário, que costuma olhar o faturamento declarado; e chega ao contador com um mês que não fecha. Emitir nota em todas as vendas não é só obrigação, é o que dá número confiável para decidir preço, estoque e crescimento.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.