Legislação, NF-e e NFC-e

Regimes tributários e seus impactos na emissão da nota fiscal

Duas lojas vendem o mesmo produto, pelo mesmo preço, e as notas saem completamente diferentes. A explicação está no regime tributário de cada uma, que muda códigos, campos e impostos destacados na nota.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Regime tributário é a forma como a empresa calcula e paga os tributos federais, estaduais e municipais. No Brasil, a pequena empresa costuma estar em um destes: MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A escolha afeta quanto se paga, mas também afeta algo mais imediato: o jeito de preencher cada nota fiscal.

Este artigo mostra o que muda na emissão de NF-e e NFC-e conforme o regime. A comparação de qual regime compensa mais está em Simples Nacional ou Lucro Presumido; aqui o foco é a nota.

O campo que manda em tudo: o CRT

Toda NF-e e NFC-e tem o campo CRT (Código de Regime Tributário), no grupo do emitente. Ele avisa à Sefaz qual conjunto de regras vale para aquela nota:

O CRT 4 foi criado pela Nota Técnica 2024.001, publicada no Portal Nacional da NF-e, para separar o MEI das demais empresas do Simples. Os códigos CST e CSOSN estão explicados em detalhe em o que são CST e CSOSN.

MEI: a nota mais simples

O MEI paga um valor fixo mensal no DAS, que já inclui os tributos. Por isso a nota dele não destaca ICMS, PIS ou Cofins. Na NF-e e na NFC-e, o MEI informa CRT 4, usa CSOSN da lista permitida e os CFOPs compatíveis com a sua situação. Também há uma diferença de obrigação: o MEI é dispensado de emitir nota para pessoa física, salvo pedido do cliente, e obrigado quando o cliente tem CNPJ. Veja quando o MEI precisa emitir nota.

Simples Nacional: CSOSN e imposto dentro do DAS

A empresa do Simples recolhe ICMS, ISS, PIS, Cofins, IRPJ e CSLL numa guia única, calculada sobre o faturamento. Na nota, isso aparece de três formas:

• CSOSN no lugar do CST de ICMS. O código diz se a operação é tributada pelo Simples, se permite crédito ao cliente, se há substituição tributária ou se é isenta, imune ou não tributada.
• Sem destaque do ICMS próprio. A base e o valor do ICMS ficam zerados, salvo nas situações específicas, como a informação do crédito permitido (CSOSN 101) e a substituição tributária.
• Texto obrigatório no campo de informações complementares, indicando que a empresa é optante do Simples e, quando há crédito, o percentual permitido. A redação exata deve ser conferida com o contador.

Simples com excesso de sublimite (CRT 2)

Quando a empresa do Simples ultrapassa o sublimite estadual de receita bruta (hoje de R$ 3,6 milhões por ano), ela continua no Simples para os tributos federais, mas passa a recolher ICMS e ISS fora do DAS, pelas regras normais. Na nota, informa CRT 2, usa CST e destaca o ICMS. É uma situação de transição que exige atenção redobrada no cadastro; veja sublimite do Simples Nacional.

Lucro Presumido e Lucro Real: a nota completa

No regime normal (CRT 3), cada tributo é calculado separadamente e boa parte deles aparece na nota:

• ICMS com CST, base de cálculo, alíquota e valor, além de ICMS-ST e DIFAL quando aplicáveis;
• IPI, quando a empresa é industrial ou equiparada;
• PIS e Cofins com CST próprio. No Lucro Presumido, em regra, o regime é cumulativo; no Lucro Real, em regra, não cumulativo, o que muda códigos e créditos;
• IBS e CBS, no grupo IBSCBS, exigido desde 03/08/2026.

A diferença entre Presumido e Real quase não aparece na estrutura da nota: os dois usam CRT 3 e CST. Ela aparece nos códigos e nos valores de PIS e Cofins e no aproveitamento de créditos. Por isso o cadastro de produtos de uma empresa do Lucro Real costuma ter mais detalhes.

A reforma tributária e o regime na nota

A reforma acrescentou um novo grupo à NF-e e à NFC-e, com CST e cClassTrib do IBS e da CBS. Quem preenche e quando depende do regime, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 e a Lei Complementar 214/2025:

Em 2026, a Sefaz ainda não rejeita notas sem o grupo de IBS/CBS, mas a obrigação de preencher existe para o regime normal. Para o Simples, a opção de recolher IBS e CBS por fora no primeiro semestre de 2027 vai até 30/10/2026, segundo a Resolução CGSN 194/2026. Os detalhes estão em Simples Nacional na reforma tributária e os códigos novos em o que é cClassTrib.

Exemplo: a mesma venda em dois regimes

Um exemplo com valores fictícios e redondos, só para mostrar a diferença na nota. Duas lojas vendem uma mercadoria de R$ 1.000,00 para outra empresa do mesmo estado. Os percentuais de ICMS abaixo são ilustrativos; a alíquota real depende do produto e do estado.

• Loja A, Simples Nacional (CRT 1): a nota sai com valor total de R$ 1.000,00, CSOSN 102 (tributada pelo Simples sem permissão de crédito), base e valor de ICMS zerados e a mensagem de optante do Simples nas informações complementares. Em 2026, sem grupo de IBS/CBS. O imposto será pago no DAS, sobre o faturamento do mês.
• Loja B, Lucro Presumido (CRT 3): a nota sai com CST 00 (tributada integralmente), base de R$ 1.000,00 e ICMS destacado, digamos de R$ 180,00 numa alíquota ilustrativa de 18%. Traz também os códigos de PIS e Cofins e, em 2026, o grupo IBSCBS com CBS de 0,9% (R$ 9,00) e IBS de 0,1% (R$ 1,00) informados, no ano-teste com dispensa de recolhimento para quem cumpre as obrigações.

Para o cliente que compra, a diferença importa: a nota da Loja B destaca impostos que ele pode, conforme o regime dele, aproveitar como crédito. A da Loja A, em regra, não. É por isso que empresas do regime normal às vezes perguntam ao fornecedor em que regime ele está antes de fechar a compra, e é por isso que a reforma deu ao optante do Simples a escolha de recolher IBS e CBS por fora a partir de 2027.

Erros comuns ligados ao regime

1. CRT desatualizado depois de uma mudança de regime ou de um desenquadramento do MEI.
2. CSOSN em empresa do regime normal, ou CST em empresa do Simples, por cadastro copiado de outra empresa.
3. MEI emitindo como CRT 1, depois que o CRT 4 passou a ser exigido.
4. Crédito de ICMS informado sem base, com CSOSN 101 sem o percentual correto.
5. Ignorar o sublimite: a empresa passa do limite e continua emitindo como CRT 1.
6. Esquecer o grupo de IBS/CBS no regime normal só porque a nota ainda é autorizada sem ele.

Como manter a emissão alinhada ao regime

Três hábitos evitam a maior parte dos problemas. Primeiro, toda mudança de regime vira uma tarefa com data: alterar o CRT, revisar o cadastro e emitir uma nota em homologação. Segundo, o cadastro tributário dos produtos é revisado pelo contador ao menos uma vez por ano e sempre que a legislação muda, como agora com IBS e CBS. Terceiro, o emissor precisa estar atualizado com os leiautes oficiais, que mudam várias vezes por ano; essa atualização é responsabilidade do sistema emissor, mas vale perguntar ao fornecedor como ele acompanha as notas técnicas.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.