Legislação, NF-e e NFC-e

DANFE: o que é, para que serve e quando imprimir

O cliente pede "a nota", você manda o PDF do DANFE e o contador responde que precisa do XML. Afinal, qual dos dois é a nota fiscal, e quando o papel ainda é obrigatório?

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Antes da nota eletrônica, a nota fiscal era o próprio papel, em talão ou formulário contínuo, com vias para o cliente, para o fisco e para o arquivo. Com a NF-e, o documento passou a ser um arquivo digital. Mas a mercadoria continuou rodando em caminhões, e a fiscalização na estrada precisava de algo para conferir. É para isso que existe o DANFE.

A definição está na cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/2005: o DANFE é usado para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertadas por NF-e ou para facilitar a consulta da nota. Ele só pode ser usado depois da autorização de uso (ou em contingência), precisa trazer o número do protocolo de autorização e não pode conter informação que não exista no XML.

DANFE, XML e chave de acesso: o que é cada um

O que aparece no DANFE

O leiaute do DANFE é padronizado no Manual de Orientação do Contribuinte, para que qualquer fiscalização leia qualquer nota da mesma forma. Os blocos principais são:

• Canhoto: a faixa destacável que o destinatário assina para comprovar o recebimento.
• Identificação do emitente, número, série, chave de acesso com código de barras e protocolo de autorização.
• Natureza da operação e dados do destinatário.
• Cálculo do imposto: bases, ICMS, ICMS-ST, IPI, frete, descontos e total da nota.
• Transportador e volumes.
• Itens: código, descrição, NCM, CST ou CSOSN, CFOP, quantidade e valores.
• Dados adicionais: informações complementares e de interesse do fisco.

Quando o DANFE precisa ser impresso

No transporte da mercadoria

Esse é o caso clássico: a carga sai do estabelecimento acompanhada do DANFE impresso, que o motorista apresenta se for parado pela fiscalização e entrega ao destinatário, que assina o canhoto. O ajuste traz algumas hipóteses em que a impressão pode ser dispensada ou substituída, parte delas a critério de cada estado, como em certas operações internas e em operações em que o transporte é acobertado por outros documentos eletrônicos. Antes de abandonar o papel, confirme a regra da sua Sefaz com o contador.

Na contingência

Quando a nota é emitida em contingência, o DANFE ganha importância: ele sai com a indicação da modalidade usada, e em uma delas é impresso em formulário de segurança. Veja contingência da NF-e e NFC-e.

Quando não há circulação

Em notas complementares, de ajuste ou de entrada em que nada é transportado, o papel tem pouca função prática. O XML continua sendo obrigatório; o DANFE, nesses casos, costuma ser gerado só em PDF para registro e para facilitar a conferência.

DANFE simplificado e DANFE NFC-e

Além do DANFE tradicional em folha A4, existem versões reduzidas. O DANFE simplificado, em formato de etiqueta, é muito usado no e-commerce, colado na embalagem. As notas técnicas de 2026 trouxeram novidades nessa família, como o DANFE Simplificado Tipo 2, ligado à emissão offline (NT 2026.002, versão 1.11). Para a venda de balcão, o Ajuste SINIEF 19/2016 define o DANFE NFC-e: pelo menos 56 mm de largura, QR Code e protocolo de autorização. Se o consumidor concordar, a impressão pode ser substituída pelo envio eletrônico do DANFE ou da chave de acesso. O roteiro da NFC-e está em como emitir NFC-e.

O novo DANFE da reforma tributária

Com o IBS, a CBS e o Imposto Seletivo entrando nas notas, o DANFE também muda. A NT 2026.010, publicada no pacote de notas técnicas de 01/10/2026, traz um novo leiaute com totais e detalhamento desses tributos, com prazo de adequação até dezembro de 2026, segundo a imprensa especializada. Na prática, a mudança é responsabilidade do sistema emissor, que precisa gerar o DANFE no leiaute vigente. Para o leitor da nota, o efeito é ver, ao lado do ICMS, os valores de IBS e CBS da operação. As datas de obrigatoriedade dos campos estão no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, e o que muda no arquivo está em o que muda na NF-e com a reforma tributária.

Como consultar uma nota a partir do DANFE

1. Localize a chave de acesso de 44 dígitos no DANFE, logo abaixo do código de barras.
2. Acesse a consulta pública de NF-e no Portal Nacional da NF-e ou no site da Sefaz do estado emitente.
3. Digite a chave (ou leia o código de barras) e confirme a situação: autorizada, cancelada ou denegada.
4. Compare emitente, destinatário, itens e valores com o papel e com o pedido.
5. Se tudo bater, baixe ou peça o XML ao fornecedor e só então dê entrada no estoque.

No DANFE NFC-e, o caminho é ainda mais curto: o QR Code leva direto à consulta da nota no portal da Sefaz, o que permite ao consumidor conferir a compra pelo celular.

O canhoto como prova de entrega

O canhoto assinado é um detalhe que muita empresa só valoriza quando precisa dele. Ele mostra quem recebeu, quando e o quê. Em uma cobrança de cliente que diz não ter recebido, em uma devolução contestada ou em uma discussão com a transportadora, é esse pedaço de papel, ou a sua versão digitalizada, que resolve. Combine com a equipe de entrega uma rotina simples: canhoto assinado, datado e arquivado junto com o número da nota.

Erros comuns com o DANFE

1. Tratar o PDF como a nota. O cliente empresa precisa do XML; o contador também.
2. Imprimir antes da autorização. O papel sem protocolo não acoberta a mercadoria.
3. Não guardar o canhoto assinado. Ele é a prova de entrega em caso de cobrança ou de discussão com o cliente.
4. Ignorar a carta de correção. Se a nota foi corrigida por CC-e, a correção deve acompanhar o DANFE enquanto a mercadoria estiver em trânsito. Veja o que a carta de correção pode corrigir.
5. Receber DANFE de fornecedor e não conferir. Consulte a chave antes de dar entrada no estoque; nota cancelada ou com dados diferentes do papel é sinal de problema.

Em resumo

O DANFE é o papel que viaja com a mercadoria e ajuda a consultar a nota. O XML é a nota. Imprima o DANFE quando houver transporte, envie sempre o XML ao cliente e ao contador, e guarde os arquivos pelo prazo legal. Com isso, a pergunta "cadê a nota?" deixa de ter duas respostas diferentes. O passo a passo completo da emissão está em como emitir NF-e passo a passo.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.