NFS-e e prestadores de serviço
Como emitir nota fiscal de serviço passo a passo
O serviço foi entregue, o cliente pediu a nota e você abriu o emissor sem saber direito o que colocar em cada campo. Este roteiro mostra o caminho completo da NFS-e, do que precisa estar pronto antes da primeira nota até o envio do PDF e do XML.
Resposta rápida: Para emitir NFS-e: 1) tenha CNPJ com atividade de serviço, inscrição municipal e acesso ao emissor (gov.br ou certificado digital, conforme o caso); 2) cadastre o tomador; 3) escolha o código do serviço e descreva o que foi feito; 4) informe valores, ISS e retenções; 5) revise e emita; 6) envie o PDF (DANFSe) e o XML ao cliente. ME e EPP do Simples emitem pelo Emissor Nacional desde 01/11/2026.
A NFS-e é a nota fiscal de quem presta serviço: consultoria, manutenção, design, aulas, serviços de saúde, tecnologia e centenas de outras atividades da lista da Lei Complementar 116/2003. Ela comprova a prestação, registra o ISS devido ao município e, desde 2026, também traz campos do IBS e da CBS para quem está no regime regular. Se a sua dúvida é se o seu negócio emite NF-e, NFC-e ou NFS-e, comece por qual a diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e.
O passo a passo abaixo vale para qualquer canal: o Emissor Nacional, o sistema da prefeitura ou um sistema integrado. Os nomes dos campos mudam um pouco entre eles, mas a lógica é a mesma.
Antes da primeira nota: o que precisa estar pronto
- CNPJ com atividade de serviço. O CNAE do cadastro precisa cobrir o serviço que você vai faturar.
- Inscrição municipal. É ela que habilita a emissão na prefeitura e define os parâmetros locais, como alíquota de ISS. Veja inscrição estadual e municipal.
- Regime tributário definido. MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real mudam o cálculo e os campos da nota.
- Canal de emissão. O MEI usa a NFS-e nacional desde 2023. A ME e a EPP do Simples emitem pelo Emissor Nacional, via web ou API, desde 01/11/2026 (Resolução CGSN 191/2026). As demais empresas seguem a opção do município.
- Acesso. Conta gov.br no nível exigido ou certificado digital, conforme o canal e o perfil. Veja certificado digital A1 ou A3.
Se o canal ainda é dúvida, leia NFS-e padrão nacional: o que mudou em 2026 antes de seguir.
Quando emitir a nota
A regra geral é emitir na prestação do serviço, mas o momento exato depende do tipo de contrato e da legislação do município:
- Serviço pontual: emita ao concluir o serviço ou ao faturar, conforme combinado com o cliente.
- Contrato mensal: uma nota por mês, referente ao período, geralmente junto com a cobrança.
- Projeto por etapas: uma nota por etapa ou medição aprovada, se o contrato prevê pagamentos parciais.
- Adiantamento: no Simples, a Resolução CGSN 190/2026 passou a considerar o faturamento pela emissão do documento fiscal, inclusive em adiantamentos. Combine com o contador como tratar valores recebidos antes do serviço.
O que não pode é deixar serviço prestado e pago sem nota. Com as notas reunidas no ambiente nacional, a diferença entre o que foi emitido e o que foi declarado fica mais fácil de identificar.
Passo a passo da emissão
1. Confira os dados do prestador
Na primeira emissão, revise razão social, endereço, inscrição municipal, regime tributário e, se houver, regime especial de tributação do ISS. Esses dados saem em todas as notas; um erro aqui se repete em todas.
2. Cadastre o tomador
O tomador é o cliente. Informe CPF ou CNPJ, nome ou razão social, endereço completo e e-mail. Para empresa, confira se o CNPJ está ativo. O endereço importa mais do que parece: ele pode definir onde o ISS é devido em alguns serviços e, no modelo da reforma, o destino do IBS.
3. Escolha o código do serviço
É o passo que mais gera nota errada. Você escolhe o item da lista de serviços (no padrão nacional, o código de tributação nacional, derivado da LC 116) que corresponde ao que foi feito. O código define a alíquota de ISS, eventuais retenções e, para o regime regular, o tratamento de IBS e CBS. Na dúvida, pergunte ao contador uma vez e salve o serviço configurado. O guia completo está em código de serviço na NFS-e.
4. Descreva o serviço
Escreva o que foi prestado, de forma objetiva: o serviço, o período ou a referência do contrato e, se o cliente exigir, o número do pedido. Evite descrições genéricas como "serviços prestados". Descrição clara reduz pedido de correção e facilita a vida do contador do cliente.
5. Informe local e valores
- Local da prestação: o município onde o serviço foi prestado, que pode ser diferente da sua sede.
- Valor do serviço: o valor bruto contratado.
- Descontos: o desconto incondicionado (dado na própria nota) reduz a base; o condicionado (dependente de evento futuro) em regra não reduz.
- Deduções: só as previstas na legislação do município para aquele serviço.
6. Configure ISS, retenções e novos tributos
- ISS: alíquota do município e indicação se é retido pelo tomador. Veja ISS retido na fonte.
- Retenções federais: IR, PIS, Cofins, CSLL e INSS, quando o tipo de serviço e o tomador exigirem. Veja retenções na NFS-e.
- IBS e CBS: obrigatórios para o regime regular desde 01/10/2026 nos serviços em geral e a partir de 01/12/2026 em locação e outros casos; para o Simples, a partir de 01/01/2027. Detalhes em o que muda na NFS-e com a reforma.
7. Revise e emita
Antes de transmitir, confira tomador, código do serviço, valor e retenções. Depois de autorizada, a nota só se corrige por cancelamento ou substituição.
8. Envie e guarde
Envie ao cliente o DANFSe (PDF) e o XML. Guarde todos os XMLs organizados por mês e entregue ao contador.
Emite as mesmas notas de serviço todo mês?
No FazNota, cliente e serviço ficam cadastrados, a nota sai em poucos cliques e o XML fica guardado para o contador.
Campo a campo: os erros mais comuns
| Campo | O que informar | Erro comum |
|---|---|---|
| Tomador | CPF/CNPJ, nome, endereço completo, e-mail | CNPJ de outra unidade do cliente ou endereço incompleto |
| Código do serviço | Item da lista que corresponde ao serviço | Usar sempre o mesmo código para serviços diferentes |
| Descrição | Serviço, período, contrato ou pedido | "Serviços prestados", sem detalhe |
| Local da prestação | Município onde o serviço ocorreu | Repetir a sede para serviço feito em outra cidade |
| ISS retido | Se o tomador recolhe o ISS | Marcar ou desmarcar sem conferir a regra do município |
| Retenções federais | Conforme serviço e tomador | Reter de pessoa física ou esquecer em contrato com empresa |
| IBS e CBS | Conforme regime e data de obrigatoriedade | Deixar em branco no regime regular desde 01/10/2026 |
Exemplo fictício de uma NFS-e
Uma consultoria do Simples Nacional presta um treinamento para uma empresa cliente, por R$ 2.000,00 (valor fictício). Na nota, ela informa o CNPJ e o endereço do cliente, o código de tributação nacional correspondente a treinamento, a descrição "Treinamento de equipe comercial, 8 horas, contrato 15/2026", o município onde as aulas ocorreram e o valor. Como é optante do Simples, o ISS segue a regra do regime, e o contador orienta se aquele cliente retém algum tributo. Em 2026, a nota sai sem destaque de IBS e CBS; em 2027, passa a trazer os campos novos.
Cliente em outra cidade ou no exterior
Atender cliente de outro município não muda onde você emite: a nota sai pelo canal da sua empresa. O que pode mudar é onde o ISS é devido. Pela LC 116, a regra geral é o ISS do município do prestador, mas há serviços em que o imposto é devido no local da prestação, como obras de construção civil e outros casos listados no art. 3º da lei. Nesses casos, o local da prestação e a eventual retenção precisam estar corretos na nota. Para clientes no exterior, há tratamento próprio; veja nota fiscal de serviço para cliente no exterior.
Errou? Cancelar ou substituir
Se a nota saiu com erro, não emita outra por cima. Cancele dentro do prazo, ou substitua a nota por uma nova que a referencia, conforme as regras do emissor e do município. Fora do prazo, o caminho pode exigir pedido à prefeitura. O passo a passo está em como cancelar ou substituir uma NFS-e.
Para quem emite muitas notas
Se as notas se repetem todo mês ou vêm de vendas online, digitar uma a uma deixa de fazer sentido. Vale comparar o portal com um sistema integrado em emissor nacional da NFS-e ou sistema próprio. Para o MEI, as particularidades estão em NFS-e para MEI, e para empresas de serviço em geral, na página de soluções para prestadores de serviço.
Perguntas frequentes
Posso emitir a nota de serviço antes de receber o pagamento?
Pode, e em muitos casos é o normal: a nota acompanha a cobrança e o cliente paga a partir dela. O que importa é que a nota corresponda a um serviço efetivamente prestado ou contratado e que o faturamento seja declarado corretamente. No Simples, a Resolução CGSN 190/2026 passou a considerar o faturamento pela emissão do documento fiscal, então combine com o contador a regra de emissão da sua empresa.
Emiti a NFS-e com erro. Uso carta de correção?
Em regra, a NFS-e não tem carta de correção como a NF-e. O caminho usual é cancelar a nota, dentro do prazo e das condições do emissor e do município, ou substituí-la por uma nova que referencia a anterior. Quando o prazo de cancelamento já passou, o procedimento depende da regra local e pode exigir pedido à prefeitura. Corrija antes de o cliente lançar a nota na contabilidade dele.
Preciso emitir nota para cliente pessoa física?
Em regra, sim: a emissão da NFS-e é exigida na prestação de serviço, seja o cliente pessoa física ou jurídica, conforme a legislação do município. A principal exceção é o MEI, que hoje é dispensado de emitir nota para pessoa física, salvo se o cliente pedir. Há discussão sobre mudanças para o MEI a partir de 2027, então acompanhe a regulamentação do Comitê Gestor do Simples Nacional.
Como enviar a NFS-e ao cliente?
O usual é enviar por e-mail o PDF, chamado DANFSe, e o arquivo XML. O PDF é a representação legível; o XML é o documento fiscal propriamente dito, e é ele que o contador do cliente usa. Muitos emissores enviam os dois automaticamente no momento da emissão. Guarde uma cópia de cada XML emitido, organizada por mês, para entregar ao seu contador.
Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.
Quer emitir suas notas sem complicação?
O FazNota emite NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e com PDV, estoque e financeiro
num sistema só — no computador, no celular e na maquininha.