Para contadores
Integração com o contador: como enviar notas e relatórios todo mês
Todo mês o contador manda a mesma mensagem: "me envia as notas". Você junta o que lembra, esquece as compras, manda o PDF no lugar do XML, e o imposto é calculado com o que chegou, não com o que aconteceu.
Resposta rápida: O pacote mensal para o contador tem quatro partes: XMLs de saída (NF-e, NFC-e, NFS-e, com cancelamentos e cartas de correção), XMLs de entrada (compras e serviços tomados), movimento financeiro (extratos e recebimentos de cartão e Pix) e relatórios de vendas e, quando houver, de estoque. O ideal é que o contador acesse o emissor e baixe os arquivos direto, sem depender de envio manual.
A contabilidade só é tão boa quanto os documentos que recebe. Se faltam notas, o imposto sai errado para mais ou para menos; se chegam atrasadas, a guia é gerada correndo; se chegam em formato errado, o contador perde horas digitando. Este artigo mostra o que compõe o pacote mensal, como organizar o envio e como automatizar a parte que mais dá trabalho.
O que o contador precisa receber todo mês
A lista varia com o regime e a atividade, mas a base é parecida para a maioria das pequenas empresas.
| Item | Onde conseguir | Para que serve |
|---|---|---|
| XMLs de NF-e e NFC-e emitidas | Emissor de notas | Apurar faturamento e tributos sobre vendas |
| XMLs de NFS-e prestadas | Emissor, Emissor Nacional ou portal da prefeitura | Faturamento de serviços, ISS e retenções |
| Cancelamentos, cartas de correção e inutilizações | Emissor de notas | Não contar como venda o que foi cancelado; registrar correções |
| XMLs de entrada (compras, fretes, serviços tomados) | Fornecedores, e-mail, distribuição da Sefaz | Custo, estoque, crédito de impostos e retenções sobre serviços tomados |
| Extratos bancários e de maquininha | Banco e adquirentes | Conferir receitas e despesas com as notas |
| Relatório de vendas por forma de pagamento | PDV ou sistema de gestão | Conciliar cartão, Pix e dinheiro com o faturamento |
| Folha, pró-labore e despesas sem nota | RH, recibos, boletos | Contabilidade completa e, no Simples, cálculo do Fator R quando aplicável |
Empresas que entregam a EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal) costumam mandar também o arquivo gerado pelo sistema, ou dar ao contador acesso para gerá-lo. No fim do ano, entra o inventário de estoque.
XML, não PDF
O erro mais comum é mandar o DANFE ou o PDF da nota de serviço. Esses arquivos servem para leitura humana. O documento fiscal de verdade é o XML: é ele que foi autorizado, é ele que o sistema contábil importa e é ele que a empresa precisa guardar. O Ajuste SINIEF 07/2005 obriga emitente e destinatário a manter o arquivo digital pelo prazo da legislação tributária. Veja os detalhes em por quanto tempo guardar o XML.
Três formas de enviar, da mais manual à automática
1. E-mail ou mensagem todo mês
É o jeito mais comum e o mais frágil. Depende de alguém lembrar, exportar do sistema, compactar e enviar. As notas de entrada costumam ficar de fora, porque chegam no e-mail de pessoas diferentes. Funciona para empresas com poucas notas, desde que haja uma data combinada.
2. Pasta compartilhada organizada
Uma pasta na nuvem com subpastas por ano e mês, separando emitidas, recebidas, eventos e financeiro. A empresa salva ao longo do mês e o contador busca quando quiser. Melhora a organização, mas ainda depende de alguém salvar os arquivos.
3. Acesso direto do contador ao emissor
O contador entra no sistema emissor, ou num painel ligado a ele, e baixa os XMLs e relatórios sem pedir nada. As saídas ficam sempre completas, porque não dependem de exportação manual. É o modelo que os escritórios preferem, e o assunto de como baixar os XMLs dos clientes sem pedir um por um.
Quer parar de mandar arquivo para o contador todo mês?
No FazNota, o seu contador acessa o Painel do Contador e baixa os XMLs das suas notas sem precisar pedir.
Uma rotina mensal que funciona
- Combine a data. Por exemplo, até o quinto dia útil do mês seguinte. O DAS vence no dia 20, e o contador precisa de tempo para apurar e conferir.
- Emita tudo pelo sistema. Nota feita fora do emissor (em portal avulso, em outro programa) é a que costuma ficar de fora do pacote.
- Centralize as notas de entrada. Peça aos fornecedores que mandem o XML para um e-mail único da empresa. Se o seu emissor importa XML de compra para dar entrada no estoque, use esse caminho: a nota fica registrada e disponível. Veja entrada de mercadoria pelo XML.
- Avise o que fugiu do normal. Devoluções, vendas canceladas, notas com erro corrigido, compras de ativo, mudança de atividade. Uma mensagem curta poupa uma rodada de perguntas.
- Envie os extratos. Banco e maquininha, do mês inteiro. O contador cruza com as notas para achar venda sem nota ou nota sem recebimento.
- Confira a guia antes de pagar. Se o faturamento que aparece na apuração não bate com o que você vendeu, pergunte antes do vencimento.
Defina também quem cuida do envio dentro da empresa. Quando a tarefa é "de todo mundo", ela fica com ninguém. Uma pessoa responsável, com um substituto para férias, resolve a maior parte dos atrasos. Se o contador tem acesso direto ao emissor, essa pessoa só precisa cuidar das notas de entrada, dos extratos e dos avisos sobre o que fugiu do normal, o que leva poucos minutos por mês.
As demais datas do ano (declarações anuais, opções de regime) estão no calendário fiscal da pequena empresa.
O que muda com a reforma tributária
A partir de 2026, as notas passaram a trazer campos de IBS e CBS: no regime regular, NF-e e NFC-e desde 03/08/2026 e NFS-e de serviços em geral desde 01/10/2026; no Simples, a partir de 01/01/2027, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026. Na LC 214/2025, o crédito do comprador depende de documento fiscal eletrônico idôneo. Para a rotina com o contador, isso significa três coisas:
- O XML de entrada vira dinheiro. Nota de compra que não chega ao contador pode ser crédito perdido.
- O cadastro passa a ser conferido. O contador vai olhar se a classificação de cada produto ou serviço está coerente. Mande a lista de itens novos quando cadastrar.
- Erro precisa ser corrigido no prazo. O programa de conformidade de 2026 dá até 31/12/2026 para corrigir inconsistências nos documentos. Quanto antes o contador receber os arquivos, antes aparece o problema.
O impacto completo na emissão está em como a reforma tributária impacta a emissão de documentos fiscais.
Mais de um CNPJ e o pacote anual
Quem tem matriz e filial, ou mais de uma empresa, precisa de um pacote por CNPJ. Cada estabelecimento tem a própria numeração de notas, a própria apuração e, muitas vezes, a própria inscrição estadual. Um emissor multiempresa ajuda, porque separa as notas por empresa sem que você precise organizar à mão.
Além do envio mensal, algumas informações são anuais e costumam ser pedidas no começo do ano:
- Inventário do estoque em 31 de dezembro, para quem vende mercadorias.
- Informe de rendimentos de aplicações e empréstimos da empresa.
- Relação de bens comprados ou vendidos no ano, como máquinas e veículos.
- Mudanças no contrato social, de sócios ou de atividade.
Com o pacote mensal em dia, o anual fica pequeno: a maior parte da informação já está com o contador.
Erros que atrasam o fechamento
- Mandar só as vendas. Sem as compras, o custo e o crédito ficam errados.
- Esquecer os cancelamentos. O contador pode contar como venda uma nota que foi cancelada.
- Mandar em partes. Arquivos chegando ao longo de vários dias obrigam o contador a refazer a conferência.
- Misturar empresas. Quem tem mais de um CNPJ precisa separar os arquivos de cada um.
- Usar o PDV para vender e outro programa para emitir. Os números nunca batem, e a conciliação vira trabalho manual.
Um pacote mensal completo, no mesmo formato e na mesma data, é a forma mais barata de ter uma contabilidade confiável. Se o emissor já organiza os XMLs e gera o SPED fiscal e os relatórios, o envio vira uma tarefa de minutos.
Perguntas frequentes
Posso mandar o PDF da nota em vez do XML?
Não é o ideal. O documento fiscal é o XML; o DANFE e o PDF da NFS-e são apenas representações. O sistema contábil importa o XML e lê os valores, os impostos e os códigos de cada item. Com PDF, o contador precisa digitar, o que leva tempo e abre espaço para erro. Envie sempre o XML e, se quiser, o PDF junto.
Até que dia devo enviar as notas ao contador?
Combine uma data fixa com o escritório, com folga antes dos vencimentos. O DAS do Simples e do MEI vence no dia 20 do mês seguinte, e o contador precisa de tempo para apurar, conferir e gerar a guia. Muitas empresas combinam a primeira semana do mês. Se o contador tem acesso direto ao seu emissor, a data deixa de depender de você.
Preciso mandar as notas de compra também?
Sim. As notas de entrada mostram o custo, alimentam o estoque e, dependendo do regime, geram crédito de imposto. Com a reforma tributária, o crédito de IBS e CBS depende de documento fiscal eletrônico idôneo, então a nota do fornecedor ganha ainda mais peso. Peça ao fornecedor o XML e guarde junto com as suas notas de saída.
Dá para o contador pegar as notas sozinho no sistema?
Depende do emissor. No FazNota, o contador usa o Painel do Contador para reunir os clientes e baixar os XMLs das notas emitidas em poucos segundos, sem pedir arquivo. Ele também acompanha a validade do certificado digital da sua empresa, para a emissão não parar por certificado vencido.
Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.
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