Para contadores

Reforma tributária para contadores: como preparar a carteira de clientes

Os clientes perguntam se o imposto vai subir, se precisam trocar de sistema e se o Simples acabou. O escritório precisa de respostas por cliente, não de uma palestra sobre a reforma, e o calendário de 2026 não espera.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

A reforma tributária do consumo vai ocupar a agenda do escritório até 2033. Mas 2026 e 2027 concentram as decisões que mais pesam: opção de regime, cadastros, documentos fiscais novos e a primeira cobrança efetiva da CBS. Este artigo propõe um método para preparar a carteira cliente a cliente, sem tentar resolver tudo de uma vez. A base legal é a Lei Complementar 214/2025, com os ajustes da LC 227/2026 e os regulamentos publicados em 30/04/2026.

O calendário que importa para o escritório

Fontes: Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026, Resolução CGSN 191/2026, Resolução CGSN 194/2026 e a EC 132/2023. As datas valem para fatos geradores a partir do dia indicado e podem ser ajustadas por novos atos. A visão de longo prazo está no cronograma da reforma de 2026 a 2033.

Passo 1: diagnóstico por cliente

Antes de orientar, classifique. Uma planilha com uma linha por cliente e as colunas abaixo já mostra onde está o trabalho.

1. Regime: MEI, Simples, Lucro Presumido ou Real.
2. Atividade principal: comércio, serviço, indústria, transporte, locação. Indique se há regime diferenciado (reduções de 60% ou 30%, alíquota zero) ou regime específico.
3. Perfil de quem compra: consumidor final, empresas do Simples ou empresas do regime regular. É o dado que mais pesa na decisão de recolher por fora.
4. Documentos que emite: NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e. Em qual sistema e se o escritório tem acesso.
5. Situação do cadastro: produtos com NCM conferido, serviços com código correto, classificação de IBS e CBS feita ou pendente.
6. Contratos longos: clientes com contratos que atravessam 2027 e preço fixo.

Com isso, a carteira se divide naturalmente em grupos, e cada grupo recebe a mesma orientação.

Passo 2: as decisões por grupo

Optantes do Simples que vendem para empresas

São os candidatos a avaliar o recolhimento de IBS e CBS por fora. Recolhendo pelo regime regular, o cliente destaca os tributos e transfere crédito integral; ficando no DAS, o comprador pessoa jurídica tem crédito equivalente ao valor cobrado no regime único. A opção é semestral e, para jan–jun/2027, vai até 30/10/2026. A análise detalhada está em ficar no DAS ou recolher por fora.

Optantes do Simples que prestam serviço

A partir de 01/11/2026, ME e EPP emitem NFS-e pelo Emissor Nacional. Confirme como cada cliente vai emitir (portal web ou sistema integrado por API) e se o código de serviço está correto no padrão nacional.

Clientes do regime regular

Já deveriam estar emitindo com IBS e CBS desde 03/08/2026 (mercadorias) e 01/10/2026 (serviços). Como as notas não estão sendo rejeitadas pela falta dos campos, há empresas emitindo sem eles sem perceber. Confira uma amostra de XMLs de cada cliente. Se faltar o grupo de IBS e CBS, o caso entra no programa de conformidade, com prazo de correção até 31/12/2026.

MEI

O MEI segue com valor fixo mensal e não tem opção de recolher por fora. O DAS passará a incluir parcelas fixas de IBS e CBS conforme regulamentação do CGSN. Há discussão sobre a nota para pessoa física a partir de 2027 sem norma definitiva; não prometa mudança nem dispensa. Mais em reforma tributária para MEI.

Passo 3: cadastros de produtos e serviços

É o trabalho mais demorado e o que mais evita erro depois. Cada item precisa da classificação de IBS e CBS: o código de situação tributária e o código de classificação tributária (cClassTrib), que indicam se o item é tributado integralmente, tem redução, alíquota zero ou outro tratamento.

• Comece pelos itens que mais vendem. Em muitos comércios, uma parte pequena do cadastro responde pela maior parte do faturamento.
• Confira o NCM antes. A classificação de IBS e CBS de mercadorias parte do NCM. NCM errado leva a tratamento errado.
• Atenção aos itens com tratamento diferenciado: cesta básica, hortícolas, medicamentos, produtos de higiene e serviços de saúde ou educação, conforme os anexos da LC 214.
• Registre a fonte da classificação de cada grupo de itens. Quando a tabela oficial mudar, fica fácil revisar.

O funcionamento dos códigos está explicado em o que é cClassTrib. A tabela oficial é publicada nos informes técnicos do Portal da NF-e.

Passo 4: o sistema emissor de cada cliente

Os campos novos são definidos em notas técnicas que tiveram várias versões em 2026. Manter o emissor de acordo com os leiautes oficiais é responsabilidade de quem fornece o sistema, mas o escritório precisa saber se isso está acontecendo. Pergunte a cada cliente qual emissor usa e confira o XML de uma nota recente. Com a carteira espalhada em muitos sistemas, essa conferência se multiplica, o que é um bom motivo para padronizar, como mostra o artigo sobre emissão centralizada pelo escritório.

Passo 5: comunicação com a carteira

Cliente bem informado faz menos pergunta repetida e toma decisão no prazo. Algumas práticas:

• Mensagens por grupo, não genéricas. "Você é do Simples e presta serviço: a partir de 01/11/2026 sua nota sai pelo Emissor Nacional" funciona melhor que um resumo da reforma.
• Prazos com antecedência. Uma decisão que vence em 30/10/2026 precisa chegar ao cliente com semanas de folga.
• Sem números definitivos que não existem. A alíquota da CBS de 2027 ainda será fixada pelo Senado até o fim de 2026. Use "estimativas oficiais apontam entre cerca de 26,5% e 28% somados" e explique que é projeção.
• Registro das decisões. Guarde por escrito a decisão de cada cliente sobre o regime e a orientação dada. Isso protege o escritório e o cliente.

Erros comuns na preparação da carteira

• Tratar a carteira inteira igual. Um comunicado único sobre "a reforma" gera dúvida em quem não é afetado agora e não resolve o caso de quem precisa decidir até 30/10/2026.
• Confiar que a nota está certa porque foi autorizada. Em 2026, a falta do grupo de IBS e CBS não está gerando rejeição automática. Autorizada não significa completa.
• Deixar a classificação dos itens para dezembro. Em comércios com centenas de produtos, revisar o cadastro leva semanas. Para o Simples, os campos entram nos documentos em 01/01/2027.
• Usar estimativa como se fosse alíquota. Simulações com a alíquota de referência estimada ajudam a planejar, mas devem ser refeitas quando o Senado fixar a alíquota da CBS de 2027.
• Esquecer o lado das compras. O crédito do cliente depende da nota do fornecedor. Clientes que compram de fornecedores informais ou sem nota perdem crédito no novo modelo.

Passo 6: rever honorários e escopo

A reforma acrescenta trabalho: revisão de cadastros, conferência de documentos, simulações de regime, acompanhamento de duas sistemáticas convivendo até 2032. Vale revisar o contrato de cada cliente para deixar claro o que está incluído e o que é serviço adicional. Para clientes com contratos longos, a conversa sobre cláusulas de reequilíbrio também cabe aqui; veja contratos de longo prazo e a reforma.

O escritório que organizar a carteira em grupos, cuidar dos cadastros e tiver acesso direto aos documentos dos clientes atravessa 2027 com muito menos retrabalho. Para começar pelo que é mais operacional, veja como baixar os XMLs dos clientes sem pedir um por um.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.