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Entrada de mercadoria pelo XML: como alimentar o estoque sem digitar

A mercadoria chegou com uma nota de 80 itens, e alguém vai passar a tarde digitando código, quantidade e preço. Basta um número trocado para o estoque e o custo ficarem errados pelo resto do mês.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Toda NF-e é um arquivo XML assinado e autorizado pela Sefaz. Quando você compra de um fornecedor, esse arquivo chega com tudo o que foi vendido: produtos, códigos, NCM, quantidades, valores, impostos, frete e, muitas vezes, as parcelas a pagar. Digitar a nota é refazer um trabalho que já está pronto dentro do arquivo.

Na digitação manual, cada item da nota é uma chance de erro: um zero a mais na quantidade, um código trocado, um desconto esquecido. Numa nota grande, a chance de sair tudo certo é pequena, e o erro só aparece semanas depois, quando o estoque não bate.

Importar o XML elimina a digitação, mas não elimina a conferência. Este artigo mostra o que o arquivo traz, como vincular os produtos e onde estão os cuidados que evitam estoque e custo errados.

O que o XML traz e para onde vai cada informação

O CFOP merece atenção: o código que o fornecedor usou na saída não é o mesmo da sua entrada. Uma venda de mercadoria dentro do estado, com CFOP 5102 na nota do fornecedor, costuma virar entrada 1102, compra para comercialização. A lógica completa está em o que é CFOP e qual a sua função.

Passo a passo da entrada pelo XML

1. Obtenha o XML. O fornecedor é obrigado a enviar ou disponibilizar o arquivo e o protocolo logo após a autorização, conforme o Ajuste SINIEF 07/2005 (cláusula sétima, § 7º). Se ele não enviar, use a manifestação do destinatário para baixar a nota.
2. Confira se a nota está autorizada. O mesmo ajuste obriga o destinatário a verificar a validade e a autenticidade da NF-e. Nota cancelada ou denegada não deve entrar no estoque.
3. Importe o arquivo. O sistema lê o XML e monta a pré-entrada com fornecedor e itens.
4. Vincule os itens. Na primeira compra de cada fornecedor, ligue o código dele ao seu produto. O sistema guarda o vínculo para as próximas notas.
5. Converta as unidades. Se o fornecedor vende caixa com 12 e você vende unidade, informe o fator 12 uma vez.
6. Confira o custo. Veja se frete, IPI, ICMS-ST e outras despesas foram considerados conforme a orientação do contador.
7. Confira fisicamente. Compare a mercadoria recebida com a pré-entrada antes de confirmar.
8. Confirme a entrada. Estoque, custo médio e contas a pagar são atualizados de uma vez.

Os problemas mais comuns e como resolver

Produto novo que não existe no cadastro

A importação pode criar o produto a partir dos dados da nota, mas revise antes: a descrição do fornecedor nem sempre é a que você quer no seu PDV, e o preço de venda precisa ser definido. Aproveite para conferir o NCM, que vai para as suas notas de saída. Veja como classificar produtos pelo NCM.

Mesmo produto em embalagens diferentes

Fornecedores mudam embalagem, e às vezes o mesmo produto chega em caixa com 12 numa compra e com 24 na outra. Mantenha um vínculo por embalagem, com o fator de conversão de cada um.

Nota com erro do fornecedor

Erro de descrição ou de dados cadastrais, que não muda valor nem quantidade, pode ser corrigido pelo fornecedor com carta de correção. Divergência de quantidade, preço ou produto pede outra solução, como devolução ou nota complementar. Os limites estão em o que a carta de correção pode corrigir e em como funciona a nota de devolução.

Nota lançada duas vezes

A chave de acesso identifica cada nota. Um bom sistema recusa a importação da mesma chave duas vezes, o que evita estoque dobrado quando o XML chega por e-mail e também pela Sefaz.

Frete cobrado em documento separado

Quando o frete não vem na nota da mercadoria, mas é contratado à parte com uma transportadora, ele chega em outro documento, normalmente um CT-e. Esse valor também compõe o custo da compra. Combine com o contador como ratear o frete entre os itens da nota correspondente, para que o custo médio não fique abaixo do real. Notas de serviço, como manutenção ou consultoria, não entram no estoque: vão direto para despesas.

Quando e por quem a entrada deve ser feita

A entrada pelo XML funciona melhor quando vira rotina, e não tarefa acumulada para o fim do mês. Algumas regras simples:

• No dia do recebimento. Mercadoria na prateleira sem entrada no sistema gera saldo negativo assim que começa a ser vendida.
• Por quem recebeu. A pessoa que conferiu a carga é quem melhor sabe se chegou tudo. Se outra pessoa lança, a conferência precisa estar registrada.
• Com o pedido de compra ao lado. Comparar a nota com o que foi pedido revela preço diferente do negociado antes de pagar a primeira parcela.
• Com revisão semanal das pendências. Notas emitidas contra o seu CNPJ que ainda não tiveram entrada indicam mercadoria em trânsito, nota esquecida ou nota que você não reconhece.

Por que isso importa além do estoque

• Crédito de imposto. Para quem aproveita créditos, a nota de entrada é a prova. Com a reforma tributária, o crédito de IBS e CBS fica condicionado a documento fiscal eletrônico idôneo, pela Lei Complementar 214/2025. O tema está em crédito amplo no IBS e na CBS.
• Arquivo fiscal. O XML importado também fica guardado, cumprindo a obrigação do destinatário. Veja por quanto tempo guardar o XML.
• Contador. Entradas lançadas a partir do XML chegam ao contador com os mesmos dados da nota, sem divergência de digitação.
• Inventário. Com todas as compras registradas, a contagem física confirma o saldo em vez de corrigi-lo. Veja controle de estoque para pequena empresa.

Checklist da entrada pelo XML

1. XML recebido e nota conferida como autorizada.
2. Fornecedor identificado, sem cadastro duplicado.
3. Todos os itens vinculados ao produto certo.
4. Unidades convertidas.
5. Custo conferido, com frete e impostos tratados como o contador orienta.
6. Mercadoria conferida fisicamente.
7. Parcelas conferidas no contas a pagar.
8. Manifestação registrada, se a sua rotina inclui esse controle.

Para trazer também o histórico de XMLs de outro sistema, veja a importação de XML do FazNota.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.