Transporte e logística

MDF-e: quando é obrigatório e como encerrar

O caminhão está carregado, as notas estão impressas e alguém pergunta se "precisa de manifesto". Errar para menos dá problema no posto fiscal; errar para mais gera documento que depois ninguém lembra de encerrar.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

O MDF-e é o documento que amarra a carga ao veículo. Enquanto a nota fiscal diz o que foi vendido e o CT-e diz quem transportou, o manifesto diz em qual caminhão, com qual motorista e para quais estados aquela carga está indo. É ele que o fiscal consulta primeiro na estrada e é ele que a ANTT cruza com o CIOT.

O que é o MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/2010 e substituiu o antigo manifesto de carga em papel (modelo 25). É um arquivo digital, assinado com certificado digital e autorizado pela Sefaz, que lista os documentos fiscais da carga (NF-e ou CT-e), o veículo, o motorista, o percurso e os estados de carregamento e descarregamento.

Na viagem, o veículo leva o DAMDFE, o documento auxiliar com o código de barras e o QR Code que permitem consultar o manifesto. Fora da contingência, o DAMDFE pode ser apresentado em meio eletrônico.

Quem é obrigado a emitir

Pela cláusula terceira do ajuste, emitem MDF-e:

1. O transportador que emite CT-e, no transporte de cargas de terceiros. Na subcontratação, emite quem gerencia o serviço, isto é, quem detém as informações do veículo, da carga, do motorista e da logística.
2. A empresa que emite NF-e e transporta os próprios bens ou mercadorias em veículo próprio ou arrendado, ou contratando um transportador autônomo de cargas. Se quem cuida do transporte é o destinatário, e ele emite NF-e, a obrigação passa para ele.

A regra-base vale para o transporte interestadual. Nas operações internas, dentro do mesmo estado, o ajuste deixa cada Sefaz decidir se exige o manifesto, e muitos estados já exigem. Por isso a pergunta "precisa de MDF-e?" sempre termina com "em qual estado?".

Quem é dispensado

No transporte da própria mercadoria (o caso da empresa que emite NF-e), ficam dispensados:

• o Microempreendedor Individual (MEI);
• a pessoa física ou jurídica que não é inscrita como contribuinte do ICMS;
• o produtor rural cuja carga está acobertada por nota fiscal avulsa eletrônica ou por NF-e emitida pelo regime da Nota Fiscal Fácil;
• o contratante, quando o transportador autônomo emite o próprio MDF-e pela Nota Fiscal Fácil.

Também não há obrigação quando o veículo novo, ainda sem placa, é o próprio meio de transporte. Fora dessas hipóteses, a regra é emitir.

Quando emitir e quantos manifestos fazer

Exemplo fictício: uma distribuidora de Londrina carrega um caminhão com 12 notas, 8 para clientes de São Paulo e 4 para Minas Gerais. Ela emite dois manifestos: um com as 8 notas de SP e outro com as 4 de MG. Ao terminar a última entrega em cada estado, encerra o manifesto correspondente.

MDF-e e CIOT: a ligação nova de 2026

A Lei 15.485/2026 determinou que toda operação de transporte rodoviário remunerado de cargas seja registrada por meio do CIOT e que esse código seja informado e vinculado ao MDF-e. A ANTT fixou 18 de setembro de 2026 como início da obrigatoriedade do registro. Quem contrata transportador autônomo gera o CIOT; quando não há autônomo, a transportadora que faz o frete é a responsável. Entenda os detalhes em CIOT: o que é e quando o transportador precisa gerar.

Como encerrar o MDF-e

Encerrar é registrar o evento que marca o fim da vigência do manifesto. Pelo ajuste, o encerramento deve acontecer:

• ao término do último descarregamento descrito no documento;
• quando houver transbordo, redespacho, subcontratação ou troca do veículo ou do contêiner;
• quando parte da carga for retida de forma imprevista;
• quando forem incluídas novas mercadorias para o mesmo estado de descarregamento.

Na prática, o encerramento leva poucos passos:

1. Abra o manifesto autorizado no emissor.
2. Informe a data e o município de encerramento, que deve ser o do último descarregamento.
3. Transmita o evento, assinado com o certificado digital.
4. Confira se o retorno da Sefaz é de evento registrado e guarde o protocolo.

Se o emitente não encerrar, o fisco pode encerrar de ofício e o transportador declarado no documento também pode encerrar, assumindo os efeitos do evento. Deixar para depois sai caro: com o manifesto em aberto, a Sefaz recusa novos MDF-e para a mesma placa. Os códigos de rejeição e a forma de achar manifestos esquecidos estão em MDF-e não encerrado: por que bloqueia a próxima viagem e como resolver.

Cancelamento, contingência e outros prazos

• Cancelamento: até 24 horas após a autorização, desde que o transporte não tenha começado.
• Contingência: se a Sefaz estiver fora do ar, é possível emitir em contingência, imprimir o DAMDFE com a expressão "Contingência" e transmitir assim que o problema acabar, no prazo máximo de 168 horas.
• Uso indevido do ambiente: envios repetidos em desacordo com o manual podem levar a Sefaz a suspender ou bloquear temporariamente o acesso do emitente.

Erros que mais dão dor de cabeça

A maior parte dos problemas com MDF-e não vem da emissão em si, mas de decisões tomadas na pressa do carregamento. Os mais comuns:

• Um manifesto só para vários estados. O ajuste pede um MDF-e por estado de descarregamento. Juntar tudo num documento só costuma gerar rejeição ou autuação no caminho.
• Emitir antes de fechar a carga. O MDF-e é do fim do carregamento. Se uma nota entra depois, e o estado não permite o evento de inclusão, o manifesto precisa ser refeito.
• Esquecer o manifesto na troca de veículo. Quebrou o caminhão e a carga passou para outro? Encerre o manifesto do primeiro veículo e emita um novo para o segundo.
• Achar que o CT-e basta. O transportador que emite CT-e também precisa do MDF-e. Um não substitui o outro.
• Não conferir a regra interna. A empresa vende só dentro do estado e nunca emitiu manifesto. Basta a Sefaz passar a exigir nas operações internas para a rotina ficar irregular.

O MDF-e na reforma tributária

O MDF-e aparece no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 na lista de documentos cuja obrigatoriedade, no novo modelo, começa em 3 de agosto de 2026 (1º de janeiro de 2027 para o Simples Nacional). Como o manifesto não cobra o frete, o impacto maior da reforma está nos documentos que ele agrupa: a NF-e da mercadoria e o CT-e do serviço, que passam a trazer IBS e CBS. O emissor precisa estar atualizado com os leiautes oficiais dos três documentos.

Checklist rápido antes de liberar o caminhão

1. As NF-e ou os CT-e da carga estão autorizados?
2. O seu estado exige MDF-e também nas viagens internas?
3. Há um manifesto para cada estado de descarregamento?
4. Placa, RNTRC, motorista e percurso estão corretos?
5. O CIOT da operação, quando exigido, está informado?
6. Existe algum MDF-e anterior desse veículo ainda aberto?
7. Quem vai encerrar o manifesto quando a entrega terminar?

Se a última pergunta não tem dono, o problema aparece na viagem seguinte. Defina quem encerra, de preferência no mesmo momento em que a entrega é confirmada, e o MDF-e deixa de ser um susto para virar rotina. Para entender o documento que normalmente vem antes do manifesto, veja CT-e: o que é, quem emite e como funciona.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.