NFS-e e prestadores de serviço

Retenções na NFS-e: IR, PIS, Cofins, CSLL e INSS explicados

A nota foi de R$ 10.000, mas caiu R$ 9.385 na conta. O cliente diz que reteve IR, CSLL, PIS e Cofins "como manda a lei", e você não sabe se a conta está certa nem o que fazer com esse valor no fim do mês.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Para quem presta serviço a outras empresas, a retenção de tributos federais é rotina. Ela muda o valor que entra no caixa, aparece na NFS-e e precisa ser abatida na apuração dos impostos da sua empresa. Este guia explica cada retenção, os percentuais usuais, quem está dispensado e como informar na nota. Ele trata dos tributos federais; o ISS retido tem guia própria em ISS retido na fonte.

O que é retenção federal na fonte

Em certas contratações, a lei obriga a empresa que paga (tomadora) a descontar parte dos tributos do prestador e recolher em DARF ou na guia previdenciária. Para o prestador, o valor retido é uma antecipação: ele é abatido do que a empresa deve no período. O efeito no caixa é imediato, mas o imposto total não aumenta quando tudo é declarado corretamente.

As retenções, uma a uma

Os textos estão no Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018), na Lei 10.833/2003 e na Lei 8.212/1991. Pagamentos feitos por órgãos públicos federais seguem regras próprias de retenção, com percentuais diferentes, e não estão nesta tabela.

IR retido na fonte

O IR de 1,5% alcança uma lista de serviços profissionais do regulamento, como advocacia, contabilidade, engenharia, arquitetura, consultoria, medicina, auditoria, publicidade e outros. O de 1% vale para os serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra. Se o seu serviço não está nessas listas, em regra não há IR retido.

CSLL, PIS e Cofins (as "contribuições retidas")

A Lei 10.833/2003 manda reter 4,65% nos pagamentos entre pessoas jurídicas pelos serviços listados no art. 30. A retenção é dispensada quando o valor a reter for igual ou inferior a R$ 10,00 (art. 31, § 3º) e não é exigida nos pagamentos a optantes do Simples (art. 32).

INSS de 11%

Na cessão de mão de obra e na empreitada, a empresa contratante retém 11% do valor bruto da nota e recolhe em nome do prestador (Lei 8.212/1991, art. 31). O valor retido é compensado com as contribuições sobre a folha do prestador. Para empresas do Simples, em regra a retenção alcança as atividades tributadas pelo Anexo IV, como construção, limpeza e vigilância.

Exemplo com a conta aberta

Valores fictícios, só para ilustrar. Uma consultoria do Lucro Presumido emite NFS-e de R$ 10.000 para uma empresa do Lucro Real. Não há ISS retido nem INSS.

Os R$ 615,00 retidos não são perdidos: na apuração do mês e do trimestre, a consultoria abate esses valores do IRPJ, da CSLL, do PIS e da Cofins que deve. Se a mesma consultoria fosse do Simples, em regra receberia os R$ 10.000,00 cheios.

Como informar as retenções na NFS-e

1. Confirme o regime da sua empresa na nota. Optante do Simples precisa aparecer como tal, porque é isso que dispensa a maior parte das retenções.
2. Verifique se o serviço está nas listas de IR, de contribuições e de INSS.
3. Pergunte ao cliente como ele vai reter. Grandes empresas têm regras internas e preferem que os valores já venham destacados.
4. Preencha os campos de retenção de IR, CSLL, PIS, Cofins e INSS, quando houver. Muitas prefeituras e o padrão nacional têm campos específicos.
5. Confira o valor líquido que a nota mostra antes de transmitir.
6. Envie ao contador a lista de notas com retenção para que os valores sejam abatidos na apuração.

Retenção e fluxo de caixa

Mesmo quando o tributo retido é abatido depois, o dinheiro sai do seu caixa na hora do pagamento. Para uma empresa que fatura muito para clientes grandes, a diferença entre o valor bruto e o líquido pode ser relevante no mês. Três cuidados ajudam:

• Combine o valor bruto na proposta. Deixe claro que o valor é bruto e que haverá retenções, para o cliente não estranhar o total da nota.
• Projete o recebimento líquido no fluxo de caixa, e não o valor da nota. Veja um modelo em fluxo de caixa para pequena empresa.
• Concilie o que foi retido com os informes que os clientes enviam. É com eles que o contador comprova as antecipações na apuração e na declaração anual.

Quando é a sua empresa que contrata

A regra vale nos dois sentidos. Se a sua empresa, fora do Simples, contrata serviços profissionais ou de limpeza, vigilância e mão de obra de outra empresa, ela é que precisa reter, recolher e informar os valores nas declarações próprias. Deixar de reter não livra o tomador: ele pode responder pelo tributo que deveria ter descontado. Ao receber uma nota de fornecedor, confira se ele é optante do Simples e se o serviço está nas listas antes de programar o pagamento.

Quem está dispensado

• Optantes do Simples Nacional: em regra, sem retenção de IR, CSLL, PIS e Cofins. O INSS pode ser retido nos serviços do Anexo IV.
• MEI: recolhe valores fixos no DAS e, em regra, não sofre essas retenções. Veja NFS-e para MEI.
• Pagamentos pequenos: sem retenção de CSLL, PIS e Cofins quando o valor a reter não passa de R$ 10,00.
• Tomador pessoa física: pessoa física não faz essas retenções na fonte.

O que muda com a reforma tributária

A EC 132/2023 extingue PIS e Cofins a partir de 2027, substituídos pela CBS. A LC 214/2025 já reescreveu os arts. 30 e 31 da Lei 10.833/2003: a retenção prevista ali passa a ser apenas de CSLL, a 1%. IR e INSS não fazem parte da reforma do consumo e seguem com suas regras.

Para a CBS e o IBS, a reforma não repete a lógica atual de retenção por lista de serviços. Ela aposta no crédito amplo, prevê em casos específicos o recolhimento pelo adquirente e, no futuro, o split payment, em que a parcela dos tributos é separada na liquidação do pagamento. O uso começa facultativo e gradual em 2027, sem data de obrigatoriedade definida.

Erros comuns

• Não informar que é do Simples e sofrer retenção indevida.
• Esquecer de abater as retenções na apuração e pagar o tributo duas vezes.
• Reter sobre serviço que não está nas listas, quando é você o tomador.
• Cancelar nota com retenção sem avisar o cliente, que já declarou os valores. Veja como cancelar ou substituir uma NFS-e.
• Somar retenções de forma diferente do cliente. Se a nota mostra um valor líquido e o cliente paga outro, a conciliação no fim do mês não fecha.

A forma mais simples de evitar esses erros é tratar a retenção como parte do cadastro do cliente, e não como uma decisão tomada nota a nota. Registre, para cada cliente PJ, se ele retém, quais tributos e em que situações, e revise essa informação quando o seu regime ou o dele mudar.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.