NFS-e e prestadores de serviço

ISS retido na fonte: quando acontece e como fica na nota

O cliente pagou a nota com um desconto que você não esperava e escreveu "ISS retido" no comprovante. Agora você não sabe se precisa pagar o imposto de novo no DAS, se a nota saiu errada ou se o cliente errou a conta.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

A retenção do ISS é uma das situações que mais geram confusão para quem presta serviço para empresas. O valor que cai na conta é menor do que o da nota, o cliente manda uma guia que você nunca viu e, no fechamento do mês, ninguém sabe se o imposto foi pago uma vez, duas vezes ou nenhuma. Este guia explica de onde vem a regra, quando o tomador é o responsável e como a retenção aparece na NFS-e.

Uma ressalva vale para o texto todo: o ISS é um imposto municipal. A lei complementar dá as regras gerais, mas cada município pode ampliar os casos de retenção. A palavra final é a lei do município onde o imposto é devido, interpretada pelo seu contador.

O que é retenção do ISS na fonte

Normalmente, quem presta o serviço emite a nota, recebe o valor cheio e recolhe o ISS. Na retenção, a lei transfere essa obrigação para outra pessoa: o tomador (quem contrata) ou o intermediário. Ele desconta o imposto do pagamento, recolhe à prefeitura em guia própria e repassa ao prestador só o valor líquido.

A base está no art. 6º da Lei Complementar 116/2003. O caput permite que os municípios, por lei, atribuam a responsabilidade a um terceiro ligado ao fato gerador. O § 1º diz que esse responsável deve recolher o imposto integral, com multa e acréscimos, mesmo que não tenha feito a retenção. Ou seja: para o tomador, esquecer de reter não apaga a obrigação.

Quando o tomador é obrigado a reter

Existem dois caminhos que levam à retenção. O primeiro é a própria LC 116, que já define casos de responsabilidade em todo o país. O segundo é a lei municipal, que pode acrescentar outros.

Casos definidos pela LC 116 (art. 6º, § 2º)

• Serviço vindo do exterior ou cuja prestação começou fora do país: o tomador ou intermediário no Brasil é responsável.
• Pessoa jurídica tomadora ou intermediária, ainda que imune ou isenta, dos serviços dos subitens 3.05, 7.02, 7.04, 7.05, 7.09, 7.10, 7.12, 7.16, 7.17, 7.19, 11.02, 17.05 e 17.10 da lista anexa. Na prática, isso inclui obras de construção civil, demolição, reparação de edificações, varrição e coleta de lixo, limpeza de imóveis, tratamento de efluentes, vigilância e segurança, fornecimento de mão de obra e organização de feiras e eventos, entre outros.
• Situações específicas ligadas a cartões e arrendamento mercantil (subitem 15.01), que não costumam afetar a pequena empresa.

Casos definidos pelo município

Muitas prefeituras vão além da lista nacional. É comum a lei municipal obrigar toda pessoa jurídica estabelecida no município a reter o ISS de qualquer serviço tomado de prestador de fora que não esteja cadastrado na prefeitura local. Também é comum que órgãos públicos e grandes tomadores sejam nomeados substitutos tributários para vários serviços. Por isso o mesmo serviço pode sofrer retenção em uma cidade e não em outra.

Onde o ISS é devido muda tudo

A retenção caminha junto com outra regra: o local de incidência. Pelo art. 3º da LC 116, o ISS é devido, em regra, no município do estabelecimento do prestador. Mas há uma lista de exceções em que o imposto é devido no local da prestação ou no do tomador, como execução de obra, limpeza de imóveis, vigilância, armazenamento e alguns serviços de diversões.

Quando o serviço cai numa dessas exceções e o cliente está em outra cidade, o ISS vai para o município do cliente, e a lei daquele município normalmente manda o tomador reter. É assim que um prestador de Toledo passa a ter ISS retido em Curitiba, por exemplo. Errar o local de incidência leva a recolher o imposto na cidade errada e ainda ter retenção na certa.

Como a retenção aparece na NFS-e

Na NFS-e, seja no provedor do município ou no padrão nacional, existe um campo que indica se o ISS foi retido e por quem. O prestador continua informando a base de cálculo e a alíquota, e a nota mostra o valor do imposto e o valor líquido a receber. A sequência abaixo resume o caminho.

1. Escolha o código de serviço correto. É ele que diz se o serviço está na lista de retenção e onde o ISS é devido. Veja como acertar no guia de código de serviço na NFS-e.
2. Defina o município de incidência. Estabelecimento do prestador ou local da prestação/tomador, conforme o art. 3º da LC 116.
3. Marque o ISS como retido pelo tomador quando a lei mandar. Não marque "por precaução": se a retenção não for devida, o cliente desconta um valor que ninguém deveria recolher por ele.
4. Informe a alíquota certa. Para empresa do Simples, é a alíquota efetiva de ISS do mês anterior, como manda a LC 123/2006, art. 21, § 4º.
5. Confira o valor líquido e combine com o cliente que ele vai pagar esse valor e recolher a guia do ISS.
6. Separe a receita no fechamento. No Simples, a receita com ISS retido é segregada no PGDAS-D para não pagar o imposto de novo.

Exemplo com a conta aberta

Valores fictícios, só para mostrar o raciocínio. Uma empresa presta um serviço de limpeza de R$ 10.000 para uma indústria em outra cidade. Suponha que o ISS seja devido no município do tomador, com alíquota de 5%, e que a lei local mande reter.

Se a mesma empresa fosse do Simples, a alíquota da retenção seria a alíquota efetiva de ISS dela no mês anterior, que costuma ser bem menor que 5%. Esse é o ponto em que muita nota sai errada: a empresa do Simples não informa a alíquota, e o cliente retém pela alíquota cheia do município.

Lembre também que o ISS pode não ser a única retenção. Em vários serviços prestados a empresas há retenção de IR, CSLL, PIS, Cofins e INSS, cada uma com regra própria. Elas estão no artigo sobre retenções federais na NFS-e.

Erros que mais custam caro

• Pagar o ISS duas vezes. O cliente retém e a empresa declara a receita como comum no PGDAS-D ou recolhe a guia municipal por conta própria.
• Não pagar nenhuma vez. A nota sai como retida, mas o cliente não tinha obrigação de reter e não recolhe nada. A prefeitura cobra o prestador.
• Alíquota errada no Simples. Sem a alíquota efetiva na nota, o tomador retém a mais, e recuperar a diferença dá trabalho.
• Ignorar o cadastro de prestador de fora. Algumas cidades exigem que o prestador de outro município se cadastre para não sofrer retenção. Vale consultar a prefeitura do cliente.
• Esquecer de conferir a guia. Peça ao cliente o comprovante de recolhimento quando o valor for relevante. É sua defesa se houver cobrança.

E o MEI?

O MEI recolhe o ISS em valor fixo dentro do DAS mensal. Por isso, em regra, a retenção não faz sentido para ele, e muitas prefeituras dispensam expressamente. Se um cliente quiser reter ISS de um MEI, vale pedir que ele confira a lei municipal antes. Os detalhes da nota do MEI estão em NFS-e para MEI.

O que muda com a reforma tributária

O ISS não acaba de uma vez. Pelo cronograma da EC 132/2023, as alíquotas do ISS caem para 90%, 80%, 70% e 60% entre 2029 e 2032, e o imposto é extinto em 2033, substituído pelo IBS. Até lá, as regras de retenção da LC 116 e das leis municipais continuam valendo.

Enquanto isso, a NFS-e passou a ter os campos de IBS e CBS: obrigatórios para os serviços em geral desde 01/10/2026 no regime regular, segundo o Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026, e a partir de 01/01/2027 para optantes do Simples. A nota vai carregar ISS retido e campos novos ao mesmo tempo durante a transição. O panorama está em o que muda na NFS-e com a reforma.

Checklist para o próximo cliente PJ

1. Identifique o código de serviço e verifique se ele está no art. 6º, § 2º, da LC 116.
2. Confirme onde o ISS é devido pelo art. 3º da LC 116.
3. Pergunte ao cliente se a lei do município dele exige retenção e se pede cadastro de prestador de fora.
4. Se for do Simples, informe na nota a alíquota efetiva de ISS do mês anterior.
5. Combine o valor líquido antes de emitir, para não ter nota substituída.
6. No fechamento, envie ao contador a lista de notas com ISS retido para segregar no PGDAS-D.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.