E-commerce e negócios digitais

Nota fiscal para SaaS e assinaturas: NFS-e a cada cobrança

O seu software cobra sozinho todo mês: o gateway tenta o cartão, o Pix Automático debita, o boleto compensa. Só a nota fiscal ainda depende de alguém abrir o portal da prefeitura e digitar cliente por cliente.

Publicado em 16/10/2026 · Equipe FazNota

Resposta rápida: Empresa de SaaS emite, em regra, uma NFS-e a cada cobrança paga: mensal, trimestral ou anual, conforme o plano. O serviço costuma se enquadrar nos itens de licenciamento de software ou de hospedagem e processamento de dados da lista da LC 116/2003, com ISS, e não ICMS. O jeito mais seguro de não perder notas é ligar a emissão ao evento de pagamento confirmado no gateway e tratar estornos com cancelamento dentro do prazo da prefeitura.

SaaS tem uma característica que torna a nota fiscal trabalhosa: o volume cresce todo mês, mesmo sem venda nova. Cada cliente ativo gera uma cobrança por ciclo, e cada cobrança paga gera uma nota. Uma base de 300 clientes mensais são 300 notas por mês, 3.600 por ano, antes de contar upgrades, reembolsos e renovações anuais. Este guia trata das particularidades fiscais do software por assinatura. Para a rotina de recorrência em geral, de academias a escolas, veja o artigo sobre nota fiscal recorrente de mensalidades.

Qual tributo incide sobre SaaS

Durante anos, estados e municípios disputaram a tributação de software. Em 2021, o STF decidiu que o licenciamento e a cessão de uso de programas de computador estão sujeitos ao ISS, e não ao ICMS. Na prática, o SaaS emite NFS-e e recolhe ISS ao município, conforme a Lei Complementar 116/2003.

Na lista de serviços, os itens que mais aparecem para empresas de software por assinatura são:

Subitem da LC 116	Descrição resumida	Exemplos típicos
1.03	Processamento, armazenamento ou hospedagem de dados e sistemas	Hospedagem, infraestrutura, plataformas que guardam e processam dados do cliente
1.05	Licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação	Licença de uso de software, inclusive na nuvem
1.07	Suporte técnico em informática	Implantação, treinamento e suporte cobrados à parte
1.09	Disponibilização de conteúdos de áudio, vídeo, imagem e texto pela internet	Streaming e plataformas de conteúdo por assinatura

O enquadramento correto depende do que o seu produto entrega de fato, e cada município traduz o subitem em um código próprio. Se você cobra licença e implantação no mesmo contrato, pode precisar de itens diferentes na nota. O artigo sobre o código de serviço na NFS-e mostra como fazer essa escolha com o contador.

Para empresas de software no Simples Nacional, há mais uma variável: dependendo da atividade, a receita pode cair no Anexo III ou no Anexo V, e a relação entre folha de pagamento e faturamento decide qual deles vale. É o Fator R, que pode mudar bastante o imposto de uma empresa com equipe própria de desenvolvimento. Vale ler Fator R: como pagar menos imposto no Simples Nacional antes de definir o pró-labore dos sócios.

Um cuidado de calendário: IBS e CBS na NFS-e de software

O cronograma oficial de IBS e CBS nos documentos fiscais deu tratamento separado ao software. Para empresas do regime regular, a NFS-e da maioria dos serviços passou a exigir os campos de IBS/CBS em 01/10/2026. Já os subitens 1.03, 1.05 e 1.09 e as plataformas digitais entram em 01/12/2026. Para os optantes do Simples Nacional, todos os documentos seguem a data de 01/01/2027 (Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026).

Há outra data importante para SaaS no Simples: a partir de 01/11/2026, ME e EPP optantes devem emitir NFS-e de padrão nacional pelo Emissor Nacional, na versão web ou por API (Resolução CGSN 191/2026). Confira se o seu processo de emissão já está preparado. O que muda na nota de serviço com a reforma está detalhado em o que muda na NFS-e com a reforma tributária.

O fluxo da cobrança à nota

O gateway gera a cobrança do ciclo: cartão recorrente, Pix Automático, boleto.
O pagamento é confirmado. Esse é o evento que deve disparar a nota.
O emissor recebe os dados do cliente (nome, CPF ou CNPJ, endereço) e do plano (descrição, valor, período).
A NFS-e é emitida com o código de serviço, a alíquota de ISS e as retenções configuradas.
O cliente recebe a nota por e-mail e, se você quiser, dentro do próprio painel do produto.
O financeiro concilia o recebimento com a nota emitida.

O Pix Automático, lançado pelo Banco Central em 16/06/2025, ampliou as opções de cobrança recorrente sem cartão. Para a nota, não importa o meio: o que vale é o pagamento confirmado.

A base de clientes cresce e as notas continuam manuais?
O FazNota conecta o seu gateway ou o seu billing pela API e emite a NFS-e a cada cobrança paga, mês após mês, sem ninguém abrir o portal da prefeitura.

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Situações que pedem regra definida

Upgrade e downgrade no meio do ciclo

Quando o cliente troca de plano e paga uma diferença proporcional, essa cobrança extra é uma nova receita e gera nota própria. Se o crédito da troca é abatido na próxima fatura, a nota seguinte sai pelo valor efetivamente cobrado.

Período de teste

Teste gratuito não gera cobrança e não gera nota. A primeira nota sai na primeira cobrança paga.

Reembolso e estorno

Se o cliente pede o dinheiro de volta, a nota daquela cobrança precisa ser cancelada ou substituída conforme as regras do município ou do Emissor Nacional. Cada prefeitura tem prazo próprio. O passo a passo está em como cancelar ou substituir uma NFS-e.

Cliente no exterior

SaaS vende para fora com facilidade. A exportação de serviço tem tratamento próprio de ISS, que depende de onde o resultado do serviço se verifica. Veja nota fiscal de serviço para cliente no exterior.

Cliente empresa com retenção

Contratos com empresas maiores ou com órgãos públicos podem envolver retenção de IR, PIS, Cofins, CSLL ou ISS na fonte, conforme o caso. A regra precisa estar configurada por cliente, para a nota já sair com os valores retidos.

O que vai na nota de uma assinatura

Tomador: quem paga, não quem usa

Em software para empresas, quem usa o sistema nem sempre é quem paga. A nota sai em nome de quem contrata e paga a assinatura: a empresa cliente, com CNPJ e endereço. Se o seu checkout permite pagar com o cartão pessoal de um sócio, defina uma regra clara de quem figura como tomador e colete os dados certos no cadastro, porque a empresa cliente geralmente precisa da nota em nome dela para lançar a despesa.

Descrição que ajuda a conciliar

Uma boa descrição evita perguntas do cliente e do contador. Inclua o nome do plano, o período de referência (por exemplo, "assinatura de 01/11 a 30/11"), a quantidade de usuários ou módulos, quando isso muda o preço, e o identificador da fatura ou da assinatura no seu sistema. Com esse identificador, a conciliação entre gateway, nota e financeiro deixa de ser manual.

Erros comuns em SaaS

Emitir na geração da fatura e precisar cancelar todas as notas das cobranças não pagas.
Esquecer as renovações anuais, que acontecem uma vez por ano e somem da rotina.
Mesmo código de serviço para licença, implantação e consultoria, quando o contador orientou itens diferentes.
Estorno sem cancelamento da nota, o que deixa receita declarada que não existe.
Cadastro de cliente sem documento, o que trava a emissão em municípios que exigem CPF ou CNPJ do tomador.

Checklist para automatizar a NFS-e do SaaS

Enquadramento do serviço (subitem da LC 116 e código municipal) aprovado pelo contador.
Alíquota de ISS e regime tributário cadastrados no emissor.
Certificado digital ou forma de acesso exigida pelo seu município ou pelo Emissor Nacional.
Gatilho de emissão no evento de pagamento confirmado, não na geração da fatura.
Dados obrigatórios do cliente coletados no cadastro do produto (CPF ou CNPJ e endereço).
Regra de cancelamento para estornos e reembolsos.
Regras de retenção para clientes que exigem.
Conciliação mensal entre relatório do gateway e notas emitidas.

Se o seu billing é próprio, a integração por API é o caminho natural; a documentação está na página da API do FazNota. Para quem usa gateway de mercado, o funcionamento está em FazNota para SaaS.

Perguntas frequentes

Plano anual pago à vista gera uma nota ou doze?

Em regra, uma nota pelo valor recebido, emitida quando o pagamento é confirmado. Há empresas que preferem emitir por competência mensal, conforme a orientação contábil e as regras do município. O importante é seguir um critério único. A partir de 2027, no Simples Nacional, a Resolução CGSN 190/2026 considera faturamento a emissão do documento fiscal, inclusive em adiantamentos.

Cobrança recusada no cartão gera nota?

Não. Se a cobrança não foi paga, não há receita a documentar naquele ciclo. Quando o cliente regulariza e o pagamento é confirmado, a nota é emitida nesse momento. Por isso o gatilho da emissão deve ser o pagamento confirmado no gateway, e não a geração da fatura, que costuma acontecer dias antes do vencimento.

Meu cliente é empresa e quer reter impostos na nota. Como faço?

Algumas contratações entre empresas envolvem retenção de tributos federais ou de ISS na fonte, conforme o serviço, o valor e o município. A nota precisa trazer esses valores, e o cliente paga o líquido. Defina com o contador quais clientes e serviços têm retenção e configure essas regras no emissor, para que a nota saia certa sem ajuste manual.

Consigo integrar o meu billing próprio ao emissor?

Sim. Além das integrações prontas com gateways como Stripe, Asaas, iugu, Pagar.me, Vindi e Mercado Pago, o FazNota tem API REST com webhooks, sandbox e documentação OpenAPI. O seu sistema envia os dados da cobrança paga e recebe a nota emitida, sem ninguém abrir o portal da prefeitura.

Conteúdo informativo, escrito com base nas normas vigentes na data de publicação. Regras fiscais mudam e variam por estado, município, atividade e regime tributário: confirme a aplicação no seu caso com o seu contador.

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